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Was sind eigentlich Betriebskosten?

Das Thema Betriebskosten beschäftigt häufig die Gerichte. Experten sprechen davon, dass jede zweite Betriebskostenabrechnung falsch sei. Das kann sogar aus Unwissenheit geschehen, denn für einen Vermieter gibt es zahlreiche Möglichkeiten, Fehler zu machen. So kann er zum Beispiel den falschen Abrechnungszeitraum wählen, die Heizkosten falsch umlegen oder einen Reinigungsdienst beauftragt haben, der überhöhte Rechnungen stellt. Letzteres wäre eine Missachtung des Wirtschaftlichkeitsgebots.

Wer sich als Vermieter Stress ersparen will, beauftragt einen Dienstleister mit der Aufgabe. Nichtsdestotrotz sollten aber auch Eigentümer selbst schon einmal einen Blick in die Verordnung über die Aufstellung von Betriebskosten (Betriebskostenverordnung – BetrKV) geworfen haben.

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- Fensterputzer an einem Bürogebäude

Regelmäßig wiederkehrende Kosten

Doch was genau fällt nun unter die Betriebskosten? Dies sind laufende Kosten, die beim Eigentümer im Zusammenhang mit der Immobilie entstehen. Auch Sach- und Arbeitsleistungen, die der Eigentümer selbst erbringt, dürfen hierbei einbezogen werden – in der Höhe, wie sie als Leistung eines Dritten hätten bezahlt werden müssen (nur ohne Umsatzsteuer).

Die Betriebskostenverordnung nennt aber auch ausdrücklich Ausnahmen: Zu den Betriebskosten gehören keine Ausgaben, die für die Verwaltung des Gebäudes entstehen (zum Beispiel Personalkosten). Und auch Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten fallen nicht unter die Betriebskosten.

Welche Betriebskosten umlagefähig sind

Vermieter dürfen nur die Betriebskosten auf den Mieter abwälzen, die in der Betriebskostenverordnung ausdrücklich aufgezählt sind. Dazu gehören die Kosten für:

  • Grundsteuer
  • Wasserversorgung und Entwässerung​
  • Heizung und Warmwasser
  • Personen- und Lastenaufzüge
  • Straßen- und Gebäudereinigung sowie Müllbeseitigung
  • Gartenpflege
  • Beleuchtung
  • Schornsteinreinigung
  • Sach- und Haftpflichtversicherung
  • Hausmeisterkosten (ausgenommen Instandhaltungsarbeiten und Hausverwaltung)
  • gemeinschaftliche Antennenanlagen und Wascheinrichtungen
  • sonstige Betriebskosten im Sinne der Verordnung, die in den oben genannten Kosten noch nicht enthalten sind


Ein Jahr Zeit für die Abrechnung


Üblicherweise wird in Mietverträgen vereinbart, dass der Mieter neben der Kaltmiete auch die Betriebskosten der Immobilie übernehmen muss. Damit eine solche Vereinbarung wirksam ist, müssen aber sämtliche Kosten aufgelistet werden. Eine Formulierung wie „die üblichen Nebenkosten der Wohnung" wäre zu unbestimmt. 


Der Vermieter muss die Betriebskostenabrechnung spätestens ein Jahr nach Ende der Abrechnungsperiode vorlegen. Bei einem typischen Abrechnungszeitraum vom 1. Januar bis zum 31. Dezember eines Jahres heißt das: bis zum 31. Dezember des Folgejahres.

Danach kann er vom Mieter nichts mehr nachfordern, es sei denn, der Vermieter trägt keine Schuld an der Verspätung. Solch eine Ausnahmesituation liegt vor, wenn zum Beispiel die Stadt den Grundsteuerbescheid nicht rechtzeitig verschickt hat. Für Nachlässigkeiten einer Firma, die der Vermieter mit der Abrechnung beauftragt hat, muss der Vermieter aber selbst einstehen.

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