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Cómo optimizar el tiempo en las reuniones

Las reuniones son eventos clave dentro del funcionamiento de cualquier empresa. Esto se debe, fundamentalmente, a que, en ellas, se tratan los temas más importantes y se marcan las pautas para el futuro funcionamiento de la compañía a corto, medio o largo plazo. Sin embargo, tampoco deben interferir excesivamente en el tiempo de trabajo de los empleados. Por ello, en esta ocasión, queremos darle una serie de consejos para optimizar las que realice al máximo.

1. Enviar el acta de forma adelantada

En el preciso momento en el que convoque la reunión con sus empleados o compañeros de trabajo debe enviarles, ya sea en papel o por correo electrónico, un acta en el que aparezca la hora de comienzo y la de final, el lugar y el formato en el que va a celebrarse, quiénes van a participar y, sobre todo, qué temas se van a tratar. De este modo, todos podrán traer preparadas las cuestiones que les atañen.

2. Seguir el acta al pie de la letra

Si se ha tomado su tiempo para redactar y enviar el acta, sígala durante la reunión y no desvíe la atención. En este sentido, puede optar por ejercer el rol de moderador para asegurarse de que todo va por el cauce establecido fijando los tiempos de cada tema a tratar.

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3. Los teléfonos móviles deben estar apagados

Incluido el suyo. En este sentido, debe solicitar a sus trabajadores que apaguen sus móviles o, en su defecto, que lo pongan en vibración y que solo atiendan aquellas llamadas que sean de vital importancia. Si no lo hace, puede que le resulte muy complicado cumplir los plazos de tiempo fijados para la reunión y hacer argumentaciones fluidas.

4. Preste atención a las preocupaciones de los participantes

Es posible que los participantes de la reunión destaquen algunos problemas a los que se enfrentan a diario o que, entre ellos, surjan disputas. Si sucede, deberá tomar la responsabilidad y tratar de resolverlas mediante la comprensión y la consideración. Además, nunca debe dejar que estos desacuerdos monopolicen la reunión.

5. Compromisos futuros

Cada uno de los temas tratados en el acta de la reunión deben concluirse con la adopción de una serie de compromisos futuros que ayuden a solucionar los problemas que tratan. Además, estos deben ser aceptados por los participantes y puestos en práctica en un plazo de tiempo concreto, tras el cual deberán aportar resultados.

Esperamos haberle sido de ayuda a la hora de hacer que sus reuniones sean mucho más productivas. Sin duda, si pone en práctica estos consejos, seguro que lo consigue con mucha facilidad y sus empleados se sienten más integrados.

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