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Ideas para tener su espacio de trabajo ordenado

Para afrontar el trabajo diario con comodidad y eficacia resulta imprescindible que el espacio que ocupamos para tal fin tenga un mínimo de orden. Mantener el escritorio ordenado no resulta tan complicado como pueda parecer en ocasiones y presenta muchas ventajas, haciendo más agradables las tareas cotidianas.

El orden tiene efectos muy positivos sobre la concentración y hace que aumente considerablemente la eficacia. Además, mantener ese orden no resulta una tarea excesivamente complicada si se sigue una rutina diaria que apenas nos quita un par de minutos de nuestro tiempo.

Lo primero que debemos evitar es un escritorio repleto de papeles amontonados sin ningún orden. Las superficies desordenadas distraen continuamente la atención y convierten la búsqueda de cualquier elemento en una continua pérdida de tiempo. 

Todo aquello que no sea verdaderamente útil o necesario debe desaparecer del espacio dedicado al trabajo. Si tenemos la costumbre de hacer anotaciones en papeles diferentes, es imprescindible hacer desaparecer las que hayan quedado obsoletas para que su presencia no sepulte a las que todavía están vigentes.

Aquellos documentos que se consideran verdaderamente necesarios deben ser archivados en sus carpetas correspondientes, sin dejar que se mezclen con otros de diferentes características. Esto garantiza mayor eficacia y productividad, mejorando sustancialmente el orden del escritorio.

Los pequeños objetos y elementos sueltos, como bolígrafos, grapadoras, clips y demás, deben contar con espacio propio, ya se trate de un contenedor específico o un cajón del escritorio. Aparte de que será mucho más fácil localizarlos cuando sean necesarios, liberarán bastante espacio del escritorio mismo.

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Contar con un bolígrafo y una agenda de notas en el escritorio, visibles y a plena disposición, facilita la anotación inmediata de aquello pendiente de realizar o que no se quiere olvidar, aunque en este momento quede demorado. Por supuesto, el mantenimiento del orden general implica que esas mismas notas pasen después a su destino más lógico, impidiendo que se amontonen sin sentido en esa agenda que consideramos provisional.

Si trabajamos con un ordenador, debemos ampliar ese objetivo de limpieza y orden a la máquina misma. El ordenador es también un espacio de trabajo, en muchas ocasiones más importante aún que la superficie física que ocupamos. Eso implica que el escritorio virtual del mismo se conserve también limpio de cosas superfluas, manteniendo un escrupuloso orden. La utilización de carpetas es de gran utilidad. Cada una de ellas puede contener archivos de diferente tipo, haciendo que sean más fáciles de localizar. Naturalmente, aquellos archivos que ya no resulten de utilidad, deben ser eliminados. Aunque su presencia no se resulte tan visible como ocurre con los documentos físicos, también contribuyen al desorden y disminuyen la productividad.

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