Dankzij de digitale volmacht is het niet meer nodig om voor de ondertekening van een notariële akte naar een notaris te gaan.
Burgers hebben nu de mogelijkheid om notariële akten te ondertekenen zonder zich te moeten verplaatsen. Door een digitale volmacht te geven aan een medewerker van de notaris of aan een andere vertrouwenspersoon, kan men voortaan koopakten, schenkingen en alle andere notariële akten ondertekenen, zonder fysiek naar het notariskantoor te gaan.
Om de verspreiding van het coronavirus tegen te gaan, werden er maatregelen van kracht die de fysieke aanwezigheid in een notariskantoor alleen toelieten voor het verlijden van dringende notariële akten. Deze maatregelen waren in de praktijk echter moeilijk toe te passen en daarom zullen notarissen vanaf het einde van de paasvakantie alle akten mogen verlijden.
De notarissen moeten echter de nodige voorzorgsmaatregelen in acht nemen. De digitale volmacht die door de federale overheid werd ingevoerd, stelt hen in staat om op afstand een maximaal aantal notariële akten te verlijden. Het ministerie van Justitie stelde deze oplossing voor om enerzijds de verplaatsingen van de burgers te beperken en anderzijds de gezondheid van de notarissen en hun medewerkers te beschermen. De meeste notariële akten kunnen dus verleden worden rekening houdend met de maatregelen die de verspreiding van het coronavirus moeten voorkomen. Het betreft hier onder meer schenkingen, erfpachten, huwelijkscontracten, de oprichting van een vennootschap, verkoopsakten enzovoorts. Burgers hoeven dus niet meer fysiek naar een notariskantoor te gaan, maar kunnen wel akten laten verlijden. Deze maatregel komt tegemoet aan een van de vele problemen die burgers op dit ogenblik ondervinden. Bovendien kunnen notarissen nu toch een aantal dossiers behandelen die waren uitgesteld tot na de coronacrisis.
De burger heeft alleen een internetverbinding, een elektronische identiteitskaart met de correcte pincode of de itsme-app nodig om zich te kunnen identificeren. De procedure is zeer eenvoudig gemaakt, zodat elke burger er gemakkelijk toegang toe heeft. De ondertekening van de digitale volmacht is volledig gratis: er zijn geen administratieve kosten, de notaris ontvangt er geen extra vergoeding voor en er wordt geen belasting op geheven.
De burger wordt vooraf geïnformeerd over een videoconferentie die door de notaris wordt opgezet. Tijdens deze videoconferentie legt de notaris de burger uit hoe het plaatsen van een handtekening via een digitale volmacht in zijn werk gaat en alles wat hij moet weten over de inhoud van de akte. Ten slotte noemt hij de verschillende partijen die een digitale handtekening bij volmacht plaatsen. De burger kiest vervolgens aan wie hij die volmacht wil geven. Dit kan een medewerker van de notaris zijn of een vertrouwenspersoon die op de dag van de videoconferentie fysiek naar het kantoor van de notaris gaat. Burgers kunnen overal een volmacht geven, ongeacht de plaats waar ze zich bevinden: thuis, in een bejaardentehuis, in België of in het buitenland.
De volmacht is authentiek om verdere geschillen te voorkomen. Nadat alle partijen de akte hebben ondertekend met behulp van de digitale volmacht, kan de notaris na registratie een afschrift ervan naar de verschillende betrokken partijen sturen.