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10 Consejos para reuniones efectivas

Diferentes estudios realizados han llegado a la conclusión de que los asistentes a reuniones profesionales suelen considerar que la duración de las mismas ha sido excesiva. La sensación general es de un tiempo no aprovechado, que podría haberse dedicado a otro tipo de acciones más productivas.

Es importante que las reuniones estén bien planificadas, buscando la efectividad de las mismas.

1. La información previa

Es importante que los asistentes a la reunión tengan los datos precisos sobre la misma, con suficiente antelación. Por un lado para que tengan presente en sus agendas la cita. Pero también para que aporten la documentación que deseen, reflexionen acerca de su postura en la reunión, etc.

2. Los participantes

La idea clave es que, a mayor número de participantes, más dispersión de ideas, más interrupciones, más peticiones de aclaración, etc. Es necesario invitar solo a quienes aprovecharán el contenido de la reunión, y a las personas para las que se ha ideado dicha reunión.

3. La agenda de la reunión

Aunque la reunión puede planificarse de diferentes formas, hay tres cuestiones que son la base. La primera es el contenido de la misma, los temas que se quieren abordar. En segundo lugar estaría el tiempo para cada tema, de forma aproximada. Además, hay que designar al ponente de cada tema, quien hará la exposición previa al debate.

4.Objetivos de la reunión

En los primeros momentos de la exposición, los líderes de la reunión deben definir las causas de la misma, y los objetivos que se pretende conseguir. De esta forma, todos los participantes serán conscientes de lo que se va a tratar.

5.Sinergia del grupo

La reunión no será cien por cien efectiva si solo hablan los mismos, y hay un número indeterminado de participantes que no se manifiestan. El líder de la reunión tiene que saber involucrar a todas las personas que han concurrido a la cita, para que la charla se enriquezca con todas las opiniones.


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6. Infografías, diagramas, esquemas

Está demostrado que este tipo de elementos es mucho más efectivo que dossiers llenos de texto para cada participante, y se puede optimizar el tiempo de la reunión, reduciéndolo casi en un tercio de la misma.

7. Temas importantes, no previstos

Si en el transcurso de la reunión se habla sobre un tema, considerado importante, pero no previsto, lo más adecuado es integrarlo en una “lista de temas para la siguiente reunión”.

8. Acciones a llevar a cabo

Lo que se debata en la reunión tiene que plasmarse en un plan de acción. Hay que determinar las acciones a llevar a cabo, quién las desarrollará y cómo se comprobará su efectividad.

9. Un acta de la reunión

Para que todo esté plasmado por escrito. Asistentes, temas, conclusiones y acciones a ejecutar.

10. Más reuniones

Las reuniones que suceden a la primera son importantes, para medir la eficacia de las acciones, tratar los temas pendientes, puntos no aclarados o asimilados en la primera cita, etc.

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