Whistleblowing
Whistleblowing-Richtlinien
Inhaltsverzeichnis
Vorwort
Ziel des Verfahrens und Anwendungsbereich
Rechtliche und praxisbezogene Grundlagen
Personen, die eine Meldung erstatten können
Gegenstand der Meldung
Verfahren zur Einreichung von Meldungen
Budget
Bearbeitung interner Meldungen
Mitwirkungspflichten
Allgemeine Grundsätze und Schutzmaßnahmen
Schulung und Information
Verstoß gegen das Verfahren
Sanktionssystem
Aktualisierung des Verfahrens
1. Vorwort
Dieses Verfahren gilt für EV MMC Italia S.r.l. („MMC“ oder die „Gesellschaft“) und dient der Einführung und Regelung eines Systems zur Meldung von Unregelmäßigkeiten im Rahmen der von der Gesellschaft ausgeübten Tätigkeit.
Insbesondere setzt dieses Verfahren die Bestimmungen des Gesetzesdekrets vom 10. März 2023, Nr. 24 („Whistleblowing-Dekret“) zur „Umsetzung der Richtlinie (EU) 2019/1937 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 23. Oktober 2019 über den Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden, sowie zur Festlegung von Bestimmungen zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen nationale Rechtsvorschriften melden“, um. Dieses regelt den Schutz von Personen, die im beruflichen Kontext Kenntnis von Verstößen gegen nationale oder EU-Rechtsvorschriften erlangen, welche das öffentliche Interesse oder die Integrität der öffentlichen Verwaltung oder privater Einrichtungen beeinträchtigen.
Ziel der EU-Richtlinie ist es, sowohl den Schutz der Meinungsfreiheit des Hinweisgebers als auch die Stärkung von Rechtmäßigkeit und Transparenz innerhalb der Organisationen zur Prävention von Straftaten zu gewährleisten. Sie sieht das Recht auf Schutz des Hinweisgebers vor (Vertraulichkeit, Verbot von Repressalien) sowie organisatorische Pflichten für die Einrichtungen (Einrichtung eines internen Meldekanals, Hinweise zur Nutzung externer Meldekanäle und Verfahren zur Gewährleistung der Vertraulichkeit).
Zweck des Whistleblowings ist es, der Gesellschaft zu ermöglichen, das gemeldete Problem so früh wie möglich zu behandeln und zur Prävention sowie Bekämpfung möglicher rechtswidriger Handlungen beizutragen.
Das Verfahren steht zudem im Einklang mit den Vorschriften zum Schutz personenbezogener Daten, insbesondere mit der Verordnung (EU) 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 27. April 2016 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten.
Die Gesellschaft hat ein System zur Einreichung und Verwaltung von Meldungen über Verstöße eingeführt und – unter Berücksichtigung der oben genannten gesetzlichen Änderungen sowie nach Anhörung der betrieblichen Arbeitnehmervertretungen gemäß Artikel 51 des Gesetzesdekrets Nr. 81/2015 – gemäß Artikel 4 Absatz 1 des Gesetzesdekrets Nr. 24/2023.
2. Ziel des Verfahrens und Anwendungsbereich
Ziel dieses Verfahrens ist es, klare operative Hinweise in Bezug auf den Prozess der Einreichung, des Eingangs, der Analyse und der Bearbeitung von Meldungen bereitzustellen, die von allen hierzu berechtigten Personen – Dritten oder Mitarbeitern gemäß Artikel 3 Absatz 3 des Gesetzesdekrets Nr. 24/2023 – auch in anonymisierter Form erfolgen können, sowie hinsichtlich der Schutzmechanismen, die den Hinweisgebern durch das Gesetzesdekret Nr. 24/2023 gewährt werden.
Das Verfahren soll somit den Meldeprozess von Verstößen in Übereinstimmung mit den Bestimmungen des genannten Gesetzesdekrets Nr. 24/2023 regeln und alle notwendigen Informationen bereitstellen, um es den betroffenen Personen zu ermöglichen, auch anonym zivil-, straf-, verwaltungs- und/oder buchhalterische Rechtsverstöße sowie Verstöße gegen nationale und/oder europäische Vorschriften zu melden.
Soweit in diesem Verfahren nicht ausdrücklich geregelt, gelten weiterhin uneingeschränkt die Bestimmungen des oben genannten Gesetzesdekrets Nr. 24.
Der Zweck des Whistleblowings besteht – wie bereits erwähnt – darin, der Gesellschaft zu ermöglichen, das gemeldete Problem so früh wie möglich zu bearbeiten und zur Prävention sowie Bekämpfung möglicher rechtswidriger Handlungen beizutragen.
Ziel dieses Dokuments ist es daher auch, Faktoren zu beseitigen, die die Nutzung des Instruments behindern oder abschrecken könnten, wie etwa Zweifel und Unsicherheiten hinsichtlich des einzuhaltenden Verfahrens sowie die Angst vor Repressalien oder Diskriminierung.
In dieser Hinsicht besteht das Ziel des Verfahrens darin, dem Hinweisgeber klare operative Hinweise in Bezug auf Gegenstand, Inhalt, Empfänger und Übermittlungswege der Meldungen sowie auf die ihm im Rahmen der Rechtsordnung gewährten Schutzmaßnahmen zu geben.
Zu diesem Zweck regelt dieses Dokument insbesondere, was gemeldet werden kann, wer eine Meldung abgeben kann sowie welche weiteren Personen denselben Schutz wie der Hinweisgeber genießen, Beispiele für Handlungen, Tatsachen und Verhaltensweisen, die gemeldet werden können, Form und Inhalt der Meldung, die Meldeverfahren bzw. -kanäle, den Prozess der Bearbeitung der Meldung einschließlich der Phasen der Tätigkeit, Rollen, Verantwortlichkeiten, operativen Abläufe und verwendeten Instrumente sowie die Festlegung der allgemeinen Grundsätze und Regeln, die den Meldeprozess regeln, einschließlich des Schutzes des Hinweisgebers, der betroffenen Person (gemeldete Person) und weiterer beteiligter Personen sowie der Konsequenzen eines möglichen Missbrauchs des Meldesystems.
Das Verfahren steht zudem im Einklang mit den Vorschriften zum Schutz personenbezogener Daten, insbesondere mit der Verordnung (EU) Nr. 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 27. April 2016 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten.
3. Rechtliche und praxisbezogene Grundlagen
Richtlinie (EU) 2019/1937 über den Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden (sogenannte Whistleblowing-Richtlinie).
Gesetzesdekret Nr. 24 aus dem Jahr 2023 zur Umsetzung der Richtlinie (EU) 2019/1937.
Leitlinien zu Verfahren für die Einreichung und Bearbeitung externer Meldungen, erstellt von ANAC in Umsetzung des Gesetzesdekrets Nr. 24 aus dem Jahr 2023 (Konsultationsfassung vom 01.06.2023; endgültige Fassung genehmigt durch Beschluss Nr. 311 vom 12. Juli 2023).
Operativer Leitfaden für private Einrichtungen zur neuen Whistleblowing-Regelung – Confindustria, Oktober 2023.
Forschungsdokument zur neuen Whistleblowing-Regelung und deren Auswirkungen auf das Gesetzesdekret Nr. 231/2001 – Nationaler Rat der Wirtschaftsprüfer und Steuerberater sowie FNC, Oktober 2023.
Verordnung (EU) 2016/679 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten sowie zum freien Datenverkehr (Datenschutz-Grundverordnung, DSGVO).
Gesetzesdekret Nr. 196/2003, Datenschutzkodex (sogenanntes Privacy-Gesetz) in seiner jeweils gültigen Fassung sowie nachfolgende Änderungen und Ergänzungen.
3.1 Grundsätze und Wesen des Instituts (Zusammenfassung)
Mit dem Begriff Whistleblower wird die Person bezeichnet, die Verstöße oder Unregelmäßigkeiten meldet, die zulasten des öffentlichen Interesses begangen wurden, an die zuständigen Stellen, die zur Intervention befugt sind.
Die Meldung (sogenanntes Whistleblowing) stellt in diesem Zusammenhang eine Handlung des bürgerschaftlichen Engagements dar, durch die der Whistleblower zur Aufdeckung und Prävention von Risiken sowie von schädlichen Situationen für die eigene Organisation oder Gesellschaft und damit mittelbar für das öffentliche Gesamtinteresse beiträgt.
Whistleblowing ist das Verfahren, das darauf abzielt, Meldungen zu fördern und den Whistleblower aufgrund seiner gesellschaftlichen Funktion zu schützen.
Das Hauptziel des Whistleblowings besteht darin, ein Problem intern und zeitnah zu verhindern oder zu lösen.
Die Whistleblowing-Regelung sieht im Wesentlichen Folgendes vor: ein Schutzsystem für bestimmte Kategorien von Personen, die im beruflichen Kontext Informationen über Verstöße gegen nationale oder europäische Rechtsvorschriften melden, welche das öffentliche Interesse oder die Integrität der Organisation beeinträchtigen; Schutzmaßnahmen, einschließlich eines Repressalienverbots, zugunsten des Hinweisgebers sowie von Vermittlern, Kollegen und Angehörigen des Hinweisgebers sowie mit ihm verbundenen juristischen Personen; die Einrichtung interner Meldekanäle innerhalb der Organisation (darunter mindestens ein digitaler Kanal), die auch mittels Verschlüsselung den Schutz der Vertraulichkeit der Identität des Hinweisgebers, der betroffenen oder genannten Personen, des Inhalts der Meldung sowie der zugehörigen Dokumentation gewährleisten; zusätzlich zur Möglichkeit, Anzeige bei der Justiz- oder Rechnungsbehörde zu erstatten, die Möglichkeit (unter den in Artikel 6 Absatz 1 des Gesetzesdekrets Nr. 24/2023 genannten Bedingungen), externe Meldungen über den von der nationalen Antikorruptionsbehörde (ANAC) verwalteten Kanal einzureichen sowie öffentliche Offenlegungen vorzunehmen (unter den in Artikel 15 Absatz 1 des Gesetzesdekrets Nr. 24/2023 vorgesehenen Bedingungen) über Presse oder elektronische Medien oder andere Mittel, die eine breite Öffentlichkeit erreichen können; sowie disziplinarische Maßnahmen und Geldbußen, die von ANAC in den in den Artikeln 16 und 21 des Gesetzesdekrets Nr. 24/2023 vorgesehenen Fällen verhängt werden.
4. Personen, die eine Meldung abgeben können
Gemäß dem Gesetzesdekret Nr. 24 aus dem Jahr 2023 sind diejenigen, die eine Meldung über Verstöße erstatten können – die sogenannten Hinweisgeber, auf die die nachstehend beschriebenen Schutzmaßnahmen Anwendung finden – folgende: Mitarbeiter; selbstständig Tätige, Mitarbeiter, Dienstleister, Freiberufler und Berater, die für die Gesellschaft tätig sind; Arbeitnehmer oder Mitarbeiter von Lieferanten und Dritten; Personen mit Verwaltungs-, Leitungs-, Kontroll-, Aufsichts- oder Vertretungsfunktionen, auch wenn diese faktisch ausgeübt werden; Anteilseigner (natürliche Personen); sowie Freiwillige und Praktikanten, sowohl vergütet als auch unvergütet, die ihre Tätigkeit bei der Gesellschaft ausüben.
4.1 Wer im Falle einer Meldung Schutz genießt
Das Gesetzesdekret sieht zum Schutz des Hinweisgebers insbesondere Folgendes vor: die Verpflichtung zur Wahrung der Vertraulichkeit seiner Identität; das Verbot von Repressalien gegen ihn; sowie die Einschränkung seiner Haftung für die Offenlegung oder Weitergabe bestimmter geschützter Informationen.
Der Schutz des Hinweisgebers gilt auch dann, wenn das Rechtsverhältnis noch nicht begonnen hat, während der Probezeit sowie nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses. Somit gilt dieser Schutz nicht nur während des Arbeitsverhältnisses, sondern auch davor oder danach, sofern die Informationen über den Verstoß im Rahmen des Auswahlverfahrens oder in der vorvertraglichen Phase, während der Probezeit oder während des bestehenden Arbeitsverhältnisses erlangt wurden, sowie nach dessen Beendigung.
Die dem Hinweisgeber gewährten Schutzmaßnahmen gelten auch für andere Personen, die aufgrund ihrer Rolle oder ihrer besonderen Nähe bzw. Beziehung zum Hinweisgeber Repressalien ausgesetzt sein könnten.
Hierzu gehören insbesondere folgende Personen:
der Vermittler (Facilitator), eine natürliche Person, die den Hinweisgeber im Meldeprozess unterstützt, im selben Arbeitsumfeld tätig ist und deren Unterstützung vertraulich zu behandeln ist;
Personen im selben beruflichen Umfeld wie der Hinweisgeber, die mit diesem durch eine stabile familiäre Bindung oder eine Verwandtschaft bis zum vierten Grad verbunden sind;
Arbeitskollegen des Hinweisgebers, die im selben Arbeitsumfeld tätig sind und zu dieser Person eine regelmäßige und aktuelle Arbeitsbeziehung unterhalten;
Unternehmen, die sich im Alleineigentum oder in mehrheitlicher Beteiligung des Hinweisgebers, des Meldenden oder der Person befinden, die eine öffentliche Offenlegung vornimmt;
die Einrichtung, bei der der Hinweisgeber, der Meldende oder die Person, die eine öffentliche Offenlegung vornimmt, beschäftigt ist.
5. Gegenstand der Meldung
Es gibt keine abschließende Liste von Straftaten oder Unregelmäßigkeiten, die Gegenstand eines Whistleblowing sein können. Als relevant gelten Meldungen über Verhaltensweisen, Risiken, Straftaten oder Unregelmäßigkeiten, die bereits begangen wurden oder versucht wurden und die das öffentliche Interesse sowie EV MMC Italia S.r.l. beeinträchtigen.
Insbesondere kann sich die Meldung auf Handlungen oder Unterlassungen beziehen, die begangen oder versucht wurden und strafrechtlich relevant sind; die gegen Verhaltenskodizes oder andere interne Bestimmungen verstoßen, die disziplinarisch sanktioniert werden können; die geeignet sind, einen finanziellen Schaden für MMC zu verursachen; die geeignet sind, dem Image von MMC zu schaden; die geeignet sind, die Gesundheit oder Sicherheit von Mitarbeitern, Nutzern und Bürgern zu beeinträchtigen oder der Umwelt zu schaden; sowie die geeignet sind, Nutzern, Mitarbeitern oder anderen Personen, die ihre Tätigkeit bei MMC ausüben, einen Nachteil zuzufügen.
Der Hinweisgeber kann Informationen über unangemessene oder fehlerhafte Verhaltensweisen mitteilen, vermutete oder bestätigte Verstöße melden sowie Handlungen, Verhaltensweisen oder Unterlassungen anzeigen, die geeignet sind, das öffentliche Interesse oder die Integrität der privaten Einrichtung zu beeinträchtigen und die insbesondere Folgendes betreffen:
rechtswidrige Handlungen, die in den Anwendungsbereich von Rechtsakten der Europäischen Union oder nationalen Vorschriften in bestimmten Bereichen fallen: öffentliche Auftragsvergabe; Finanzdienstleistungen, -produkte und -märkte sowie Prävention von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung; Produktsicherheit und -konformität; Transportsicherheit; Umweltschutz; öffentliche Gesundheit; Verbraucherschutz; Schutz der Privatsphäre und personenbezogener Daten sowie Sicherheit von Netz- und Informationssystemen;
Handlungen oder Unterlassungen, die die finanziellen Interessen der EU beeinträchtigen;
Handlungen oder Unterlassungen, die den EU-Binnenmarkt betreffen;
Handlungen oder Verhaltensweisen, die den Zweck oder die Zielsetzung von EU-Rechtsakten unterlaufen;
sonstige Verstöße im Zusammenhang mit Nachhaltigkeitspolitiken.
5.1 Anforderungen an Meldungen
Meldungen müssen:
in gutem Glauben erfolgen;
hinreichend konkret sein und auf präzisen sowie übereinstimmenden Tatsachen beruhen; sich auf Fakten beziehen, die überprüfbar sind und dem Hinweisgeber unmittelbar bekannt sind;
sofern bekannt, alle Informationen enthalten, die erforderlich sind, um die Urheber des potenziell rechtswidrigen Verhaltens zu identifizieren.
Es liegt in der Verantwortung des Hinweisgebers, auch bei anonymen Meldungen, diese in gutem Glauben abzugeben, das heißt auf der Überzeugung beruhend, dass die gemachten Angaben wahr sind (unabhängig davon, ob sich diese im Rahmen nachfolgender Untersuchungen bestätigen), und im Einklang mit dem Geist dieses Verfahrens.
Zu diesem Zweck wird vorgesehen, dass der Hinweisgeber:
den gemeldeten Sachverhalt genau beschreibt;
die Person(en) benennt, die für den/die Verstoß/Verstöße verantwortlich sein könnten, sowie gegebenenfalls weitere beteiligte Personen und/oder solche, die über den Sachverhalt Auskunft geben können;
die Umstände von Zeit und Ort beschreibt, unter denen sich der gemeldete Sachverhalt ereignet hat;
alle verfügbaren Dokumente zur Unterstützung der Meldung beifügt;
alle Informationen bereitstellt, die zur Rekonstruktion des Sachverhalts und zur Bewertung der Begründetheit der Meldung beitragen.
Meldungen, die offensichtlich unbegründet, opportunistisch und/oder ausschließlich zum Zweck der Schädigung der gemeldeten Person oder anderer in die Meldung involvierter Personen erfolgen, werden nicht berücksichtigt und können zu Sanktionen und/oder rechtlichen Schritten vor der zuständigen Behörde führen.
5.2 Meldung eines unter das Verfahren fallenden Verstoßes: Bedingungen und Anforderungen
Damit eine Meldung unter das Whistleblowing-Verfahren fällt (und der Hinweisgeber somit den Schutz der Vertraulichkeit seiner Identität sowie die im Gesetzesdekret Nr. 24/2023 vorgesehenen Schutzmaßnahmen erhält), müssen folgende objektive Voraussetzungen erfüllt sein:
der Verstoß muss zu denjenigen gehören, die Gegenstand einer Meldung sein können;
zum Zeitpunkt der Meldung müssen hinreichende Gründe vorliegen, die den Hinweisgeber zu der Annahme veranlassen, dass die Informationen über den Verstoß wahr sind.
5.3 Was NICHT Gegenstand einer Meldung sein kann: verbotene Meldungen
Whistleblowing betrifft keine persönlichen Beschwerden des Hinweisgebers oder Ansprüche bzw. Anliegen, die unter die Regelungen des Arbeitsverhältnisses oder der Beziehung zu Vorgesetzten oder Kollegen fallen; hierfür sind die Verfahren und Zuständigkeiten der Personalabteilung maßgeblich.
Insbesondere ist verboten:
die bloße Verwendung beleidigender Ausdrücke;
die bloße Verwendung von beleidigenden Tönen, persönlichen Beleidigungen oder moralischen Urteilen, die ausschließlich darauf abzielen, die Ehre und/oder den beruflichen Ruf der Person(en), auf die sich die gemeldeten Fakten beziehen, zu verletzen;
das Einreichen von Meldungen mit rein verleumderischer oder rufschädigender Absicht;
das Einreichen von Meldungen, die ausschließlich Aspekte des Privatlebens betreffen, ohne jeglichen direkten oder indirekten Zusammenhang mit der unternehmerischen und/oder beruflichen Tätigkeit der gemeldeten Person;
das Einreichen diskriminierender Meldungen gegenüber der gemeldeten Person und/oder zwischen Kollegen;
das Einreichen von Meldungen mit dem alleinigen Ziel, der gemeldeten Person zu schaden;
das Einreichen von Meldungen, die ausschließlich persönliche Beschwerden oder zwischenmenschliche Konflikte betreffen;
das Einreichen von Meldungen, die ausschließlich das eigene individuelle Arbeitsverhältnis betreffen.
Im Falle der Einreichung verbotener Meldungen kann die Vertraulichkeit der Identität des Hinweisgebers sowie die weiteren vorgesehenen Schutzmaßnahmen möglicherweise nicht gewährleistet werden.
Daher muss sich der Hinweisgeber bewusst sein, dass:
die Meldung keine Vorwürfe enthalten darf, von denen der Hinweisgeber selbst weiß, dass sie falsch sind, und nicht dazu verwendet werden darf, die gemeldete Person zu beleidigen und/oder ihr Schaden zuzufügen;
die Meldung keinen Schutz für den Hinweisgeber bietet, wenn dieser an der rechtswidrigen Handlung beteiligt war;
die straf-, zivil- und disziplinarrechtliche Verantwortung des Hinweisgebers unberührt bleibt im Falle einer verleumderischen oder rufschädigenden Meldung, einer vorsätzlich oder grob fahrlässig abgegebenen Meldung oder einer Meldung, die ausschließlich dem Zweck dient, der gemeldeten Person zu schaden.
Kurz gesagt, relevant sind alle Meldungen über Verhaltensweisen oder Unregelmäßigkeiten, sowohl begangen als auch versucht, die von Verwaltern, Führungskräften, Mitarbeitern und/oder Mitarbeitern, Fachkräften und externen Personen im Rahmen ihrer Tätigkeiten, Aufgaben, Funktionen, Delegationen und Aufträge innerhalb der Gesellschaft, zugunsten der Gesellschaft und/oder ihr zurechenbar oder mit ihr verbunden, begangen wurden.
Meldungen müssen sich auf Situationen beziehen, in denen der Betroffene direkt Kenntnis erlangt hat, aufgrund seines Arbeitsverhältnisses oder die im Rahmen oder aufgrund der Ausübung seiner Tätigkeit, auch zufällig, erlangt wurden, mit Ausnahme von persönlichen Beschwerden oder individuellen Ansprüchen.
5.4 Meldungen, die nicht vom Verfahren erfasst sind
Nicht zulässig sind:
Meldungen im Bereich Sicherheit und Verteidigung sowie öffentliche Aufträge im Verteidigungs- und nationalen Sicherheitssektor;
Meldungen über Verstöße, die bereits durch Sondergesetze geregelt sind (anwendbar auf spezifische Bereiche wie Finanzdienstleistungen, Prävention von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung, Transportsicherheit sowie Umweltschutz);
Streitigkeiten, Ansprüche oder Forderungen persönlicher Natur, die das individuelle Arbeitsverhältnis oder die Beziehungen zu vorgesetzten Personen, Kollegen oder Mitarbeitern betreffen.
5.5 Inhalt der Meldung und Schutz der Anonymität
Meldungen können sich beziehen auf:
vergangene Verstöße, die bereits begangen wurden oder möglicherweise begangen wurden, auf Grundlage begründeter und konkreter Elemente;
Verstöße, die noch nicht begangen wurden, die der Hinweisgeber jedoch auf Grundlage begründeter und konkreter Elemente für möglich hält;
Verhaltensweisen, die darauf abzielen, Verstöße zu verschleiern.
Die Meldungen müssen eine ausführliche Beschreibung der Tatsachen sowie etwaige unterstützende Dokumente enthalten, um ein angemessenes Verständnis und eine Bewertung ihrer Glaubwürdigkeit zu ermöglichen.
Es ist nicht erforderlich, dass der Hinweisgeber sicher ist, dass die gemeldeten Tatsachen tatsächlich eingetreten sind oder wer diese begangen hat; ausreichend ist, dass der Hinweisgeber in gutem Glauben, also auf Grundlage einer begründeten und vernünftigen Überzeugung, die auf präzisen und konkreten Tatsachen beruht, annimmt, dass die gemeldeten Informationen wahr sind und in den sachlichen Anwendungsbereich der Vorschriften fallen.
Es sind daher keine meldefähigen Informationen solche, die offensichtlich unbegründet sind, bloße Vermutungen, Informationen, die bereits vollständig öffentlich bekannt sind, sowie Informationen, die nur auf einfachen Annahmen oder wenig verlässlichen Gerüchten beruhen (Hörensagen).
Der Hinweisgeber muss die erforderlichen Elemente bereitstellen, damit der Empfänger der Meldung eine Bewertung des Sachverhalts vornehmen und die entsprechenden Überprüfungen sowie Untersuchungen zur Überprüfung der Begründetheit eigenständig durchführen kann.
Zu diesem Zweck muss die Meldung die wesentlichen Elemente enthalten, insbesondere eine klare und vollständige Beschreibung des Sachverhalts, einschließlich der Angabe der Zeit- und Ortsumstände, in denen sich das gemeldete Ereignis oder Verhalten abgespielt hat.
Der Hinweisgeber kann folgende zusätzliche Elemente angeben:
a) die eigenen Personalien (die Meldung kann jedoch auch anonym erfolgen);
b) gegebenenfalls weitere Personen, die Kenntnis des Sachverhalts haben;
c) Identifikationsdaten oder andere Elemente, die die Identifizierung der Person(en) ermöglichen, die das gemeldete Verhalten begangen haben oder daran beteiligt sind;
d) etwaige beigefügte Dokumente zur Bestätigung der Meldung;
e) alle weiteren Informationen, die zur Rekonstruktion und Überprüfung des Sachverhalts sowie zur Feststellung seiner Begründetheit beitragen.
Alle eingerichteten Meldekanäle gewährleisten die Vertraulichkeit des Hinweisgebers und schützen dessen Identität, wie gesetzlich vorgesehen.
Sofern der Verantwortliche die Meldungen als ausreichend detailliert bewertet, akzeptiert die Gesellschaft auch Meldungen von Verstößen in anonymisierter Form.
Auch anonyme Meldungen können berücksichtigt werden, sofern sie die Ernsthaftigkeit und Glaubwürdigkeit des vorgebrachten Sachverhalts erkennen lassen sowie die Wahrscheinlichkeit, dass dieser durch zuverlässige Quellen bestätigt werden kann.
Die anonymen Meldungen, also solche ohne Angaben zur Identität des Urhebers, werden – sofern sie über die vorgesehenen Kanäle eingereicht werden – nur dann geprüft, wenn sie ausreichend konkret und detailliert sind und eine Zuordnung zu bestimmten Kontexten ermöglichen.
Sie werden nur geprüft, wenn sie ausreichende und konkrete Elemente enthalten, die eine Überprüfung ermöglichen.
6. Verfahren zur Einreichung von Meldungen
Für die Einreichung von Meldungen sind vier Verfahren vorgesehen:
das Verfahren der Meldung über einen internen Unternehmenskanal;
das Verfahren der Meldung über einen externen Kanal, der von der ANAC eingerichtet und verwaltet wird; die öffentliche Offenlegung;
die Anzeige bei den Justiz- und Rechnungsbehörden, sofern deren Zuständigkeit gegeben ist.
Kurz gesagt liegt die Wahl des Meldekanals nicht im Ermessen der meldenden Person: vorrangig muss der interne Kanal genutzt werden und nur wenn die ausdrücklich gesetzlich vorgesehenen Bedingungen erfüllt sind, kann eine Meldung über den externen Kanal erfolgen. Die öffentliche Offenlegung stellt eine Art ultima ratio dar.
Obwohl das Dekret keine ausdrückliche Rangfolge der verschiedenen Meldewege festlegt, definiert es spezifische Bedingungen für den Zugang sowohl zum externen Verfahren als auch zur öffentlichen Offenlegung; dies soll die Einrichtung effizienter Organisationssysteme fördern, die in die internen Kontrollsysteme integriert sind, und ein angemessenes Gleichgewicht zwischen dem Schutz des Hinweisgebers und dem Schutz der Reputation des Unternehmens gewährleisten.
Daraus folgt, dass die Nutzung des internen Kanals gefördert wird, da dieser dem Ursprung der gemeldeten Sachverhalte am nächsten ist.
Die Bevorzugung des internen Kanals ergibt sich auch daraus, dass nur bei Vorliegen bestimmter gesetzlich festgelegter Bedingungen die Hinweisgeber den bei der ANAC eingerichteten externen Kanal nutzen dürfen.
Ziel des Gesetzgebers ist es, die meldenden Personen dazu zu ermutigen, sich zunächst an die internen Kanäle des Unternehmens zu wenden, zu dem sie in Verbindung stehen. Dies liegt daran, dass eine wirksamere Prävention und Aufdeckung von Verstößen durch den Zugang zu relevanten Informationen von denjenigen erfolgt, die dem Ursprung der Verstöße am nächsten sind.
Dieses Prinzip soll einerseits eine Kultur guter Kommunikation und unternehmerischer sozialer Verantwortung innerhalb der Organisationen fördern und andererseits sicherstellen, dass Hinweisgeber durch das Aufdecken von rechtswidrigen Handlungen, Unterlassungen oder Verhaltensweisen wesentlich zur Verbesserung ihrer Organisation beitragen.
Um eine möglichst geeignete Wahl des Meldekanals je nach den konkreten Umständen des Einzelfalls zu ermöglichen und einen breiteren Schutz zu gewährleisten, sieht das Gesetzesdekret Nr. 24/2023 unter bestimmten Bedingungen auch die öffentliche Offenlegung vor, die somit eine Art letzte Möglichkeit der Meldung darstellt.
Die Pflicht zur Anzeige bei der Justizbehörde bleibt unberührt, sofern die Voraussetzungen erfüllt sind.
Das Verfahren zur Meldung über einen internen Unternehmenskanal (sogenannte interne Meldung)
Der interne Meldekanal ist somit das vorrangig zu nutzende Instrument und in jedem Fall der einzige Kanal, der für Meldungen über Verstöße gegen nationale und europäische Vorschriften verwendet werden darf.
Der interne Meldekanal muss die Vertraulichkeit gewährleisten, auch durch den Einsatz von Verschlüsselungstechnologien, sofern IT-Systeme verwendet werden, insbesondere hinsichtlich:
der meldenden Person;
des Vermittlers (Facilitators);
der betroffenen oder in der Meldung genannten Personen;
des Inhalts der Meldung und der zugehörigen Unterlagen.
Das Hinweisgeberschutzgesetz sieht vor, dass interne Meldungen in schriftlicher Form, über IT-Systeme (z. B. eine digitale Whistleblowing-Plattform) und/oder in analoger bzw. schriftlicher Form (z. B. per Post) erfolgen können.
Interne Meldeverfahren
Interne Meldungen der MMC können ausschließlich über den verfügbaren und aktiven Kanal eingereicht werden, und zwar ausschließlich in den nachfolgend beschriebenen Formen.
Die Nutzung dieses Instruments ist die prioritäre Lösung für den Hinweisgeber.
Das Unternehmen hat in Übereinstimmung mit den Vorgaben des Hinweisgeberschutzgesetzes folgenden internen Meldekanal eingerichtet und eingeführt, der über eine spezielle Cloud-Plattform, die rund um die Uhr an 7 Tagen die Woche zugänglich ist, die elektronische Einreichung schriftlicher Meldungen ermöglicht und – auch durch den Einsatz von Verschlüsselungstechnologien – die Vertraulichkeit der Identität des Hinweisgebers, der betroffenen Person sowie aller in der Meldung genannten Personen sowie des Inhalts der Meldung und der zugehörigen Dokumentation gewährleistet.
Meldungen über die Online-Plattform (im Folgenden auch „Plattform“ oder „Portal“) können in italienischer und englischer Sprache übermittelt werden https://engelundvoelkers.integrityline.com/?lang=de
Das Online-Portal ist frei über den auf der Website der EV MMC Italia S.r.l. verfügbaren Link zugänglich.
Der Hinweisgeber greift auf das Portal zu, füllt ein Standardformular bzw. -dokument aus (in italienischer und englischer Sprache verfügbar), das die wesentlichen Elemente für eine korrekte Meldung enthält; einige davon sind verpflichtend, da sie als wesentlich gelten, andere liegen im Ermessen des Hinweisgebers.
Nach Abschluss der Meldung werden ausschließlich dem Hinweisgeber Zugangsdaten bereitgestellt, die den Zugriff auf die Meldung, die Übermittlung zusätzlicher Informationen zur Überprüfung der gemeldeten Sachverhalte sowie die Kommunikation mit dem Meldungsbearbeiter ermöglichen (auch für anonyme Hinweisgeber).
Die persönlichen Zugangsdaten, die der ersten Meldung zugeordnet sind, sind anschließend erforderlich, um weitere Kommunikationsschritte mit dem Meldungsbearbeiter zu ermöglichen (Erhalt von Nachrichten und/oder Rückfragen, Übermittlung zusätzlicher Informationen, die dem Hinweisgeber zur Ergänzung der gemeldeten Sachverhalte bekannt werden).
Im Falle des Verlusts der persönlichen Zugangsdaten können diese in keiner Weise wiederhergestellt oder dupliziert werden; in diesem Fall muss der Hinweisgeber eine neue Meldung einreichen und sich erneut identifizieren.
Das eingesetzte Meldeportal ermöglicht zur vertieften Untersuchung der gemeldeten Sachverhalte die Einrichtung eines vertraulichen „Dialogs“ zwischen dem Hinweisgeber und dem Meldungsbearbeiter sowie die Möglichkeit, elektronische Dokumente als Anhang zu übermitteln.
Das Portal fungiert als elektronisches Melderegister und ermöglicht (i) die Vergabe eines eindeutigen fortlaufenden Codes, (ii) die Katalogisierung sowie (iii) die Nachverfolgbarkeit des Bearbeitungsverlaufs, auch bei Meldungen, die über andere Kanäle eingegangen sind und anschließend im Portal erfasst werden.
Wenn der Hinweisgeber seine Identität angibt, erhält der Meldungsbearbeiter die Identifikationsdaten und muss deren Vertraulichkeit gewährleisten. Auch anonyme Meldungen sind zulässig.
In diesem Zusammenhang wird darauf hingewiesen, dass die Plattform es dem Hinweisgeber ermöglicht, während der Bearbeitung einer anonymen Meldung mit dem Meldungsbearbeiter in Kontakt zu bleiben und über ein Nachrichtensystem, das die Anonymität gewährleistet, Klarstellungen und/oder zusätzliche Unterlagen bereitzustellen.
Gleichwohl ist zu beachten, dass eine anonyme Meldung die Aufklärung des gemeldeten Sachverhalts sowie die Kommunikation zwischen Meldungsbearbeiter und Hinweisgeber erschweren und dadurch die Nützlichkeit der Meldung beeinträchtigen kann.
7. Budget
Das für die Benennung des Meldungsbearbeiters zuständige Organ prüft die Zweckmäßigkeit, diesem ein jährliches Budget zuzuweisen, das für die Ausführung des Auftrags verwendet werden kann, in Bezug auf spezifische Ermittlungs- oder Entscheidungsanforderungen im Zusammenhang mit der Bearbeitung der Meldung.
8. Die interne Bearbeitung der Meldung
Der Meldungsbearbeiter ist eine autonome, speziell eingerichtete Stelle mit speziell geschultem Personal für die Ausführung dieser Aufgabe, die für die Bearbeitung von Verstoßmeldungen zuständig ist.
Der Meldungsbearbeiter verfügt über eine eigene Geschäftsordnung sowie über die notwendigen Ressourcen zur Erfüllung seines Auftrags.
Es liegt in der Verantwortung des Meldungsbearbeiters, in der Prüfungsphase gegebenenfalls die Einbindung eines oder mehrerer weiterer Teammitglieder entsprechend dem Inhalt der Meldung zu veranlassen.
Es ist vorgesehen, dass die Meldungen von einem externen, unabhängigen und autonomen Beratungsunternehmen bearbeitet werden, das geeignete Garantien hinsichtlich Vertraulichkeit und Datenschutz bietet. Dieses Unternehmen führt eine vorläufige faktische Analyse sowie eine Bewertung und Klassifizierung der Meldungen durch.
Phasen der Bearbeitung der Whistleblowing-Meldung
Der Meldungsbearbeiter:
innerhalb von sieben Tagen muss dem Hinweisgeber eine Empfangsbestätigung der Meldung übermitteln.
Nach Abschluss der Phase der Empfangsbestätigung führt er eine vorläufige Prüfung der erhaltenen Meldung durch;
bewertet die Zulässigkeit (Vorliegen der subjektiven und objektiven Voraussetzungen für eine Whistleblowing-Meldung);
bewertet die Zulässigkeit als Whistleblowing-Meldung.
Für die Zulässigkeit ist erforderlich, dass in der Meldung folgende Punkte klar erkennbar sind:
die Zeit- und Ortsumstände des gemeldeten Sachverhalts sowie eine Beschreibung der Tatsachen, einschließlich der Details der Umstände und gegebenenfalls der Art und Weise, wie der Hinweisgeber Kenntnis davon erlangt hat;
die Identität oder andere Elemente, die die Identifizierung der Person ermöglichen, der die gemeldeten Fakten zugeschrieben werden.
Falls die Meldung unzulässig oder nicht zulässig ist, kann der Meldungsbearbeiter die Archivierung vornehmen, wobei die Gründe nachvollziehbar dokumentiert werden.
Durchführung der Untersuchung und Sachverhaltsaufklärung: Nach Feststellung der Zulässigkeit und Annahme als Whistleblowing-Meldung beginnt die interne Untersuchung der gemeldeten Fakten und Verhaltensweisen:
es wird sichergestellt, dass alle geeigneten Prüfungen durchgeführt werden, unter Wahrung von Schnelligkeit sowie Objektivität, Fachkompetenz und beruflicher Sorgfalt;
es werden geeignete Maßnahmen zur Vermeidung potenzieller Interessenkonflikte getroffen.
Nach Abschluss der Untersuchung kann der Meldungsbearbeiter:
a) die Meldung als unbegründet archivieren und die Gründe dokumentieren;
b) die Meldung als begründet einstufen und sie an die zuständigen internen Stellen weiterleiten (z. B. Unternehmensleitung, Generaldirektor, Rechtsabteilung oder Personalabteilung). Dem Meldungsbearbeiter obliegt keine Entscheidung über individuelle Verantwortlichkeiten oder etwaige Folge- oder Disziplinarverfahren.
innerhalb von drei Monaten ab dem Datum der Empfangsbestätigung oder – falls keine Bestätigung erfolgt ist – innerhalb von drei Monaten ab Ablauf der Siebentagefrist, erfolgt eine Rückmeldung an den Hinweisgeber.
Nach Ablauf der drei Monate kann der Meldungsbearbeiter dem Hinweisgeber mitteilen:
a) die erfolgte Archivierung der Meldung unter Angabe der Gründe;
b) die Feststellung der Begründetheit der Meldung und deren Weiterleitung an die zuständigen internen Stellen;
c) die bis dahin durchgeführten Aktivitäten und/oder die geplanten weiteren Schritte.
In letzterem Fall ist es empfehlenswert, dem Hinweisgeber auch das endgültige Ergebnis der Untersuchung mitzuteilen (Archivierung oder Bestätigung der Begründetheit mit Weiterleitung an die zuständigen Stellen), im Einklang mit den ANAC-Leitlinien.
Zur Gewährleistung der Nachverfolgbarkeit der durchgeführten Tätigkeiten fungiert die Online-Plattform auch als Melderegister, geschützt durch Multi-Faktor-Authentifizierung und zugänglich für den Meldungsbearbeiter. Dadurch ist es möglich, einen eindeutigen fortlaufenden Code zuzuweisen, Meldungen zu klassifizieren und den Bearbeitungsprozess nachzuverfolgen.
9. Pflichten zur Zusammenarbeit
Das Personal sowie alle sonstigen internen Ansprechpartner des Unternehmens sind verpflichtet, mit größter Sorgfalt bei der Untersuchungsarbeit des Meldungsbearbeiters mitzuwirken.
Das Verfahren zur Meldung über einen externen Kanal, der von der ANAC eingerichtet und verwaltet wird (sogenannte externe Meldung)
Die ANAC hat einen Meldekanal eingerichtet, der nicht nur für öffentliche Einrichtungen, sondern auch für private Unternehmen zugänglich ist, für:
(i) Meldungen über Verstöße gegen EU-Rechtsvorschriften, sofern die gesetzlich vorgesehenen Bedingungen erfüllt sind;
und
(ii) die Mitteilung von Repressalien.
Die meldende Person kann eine externe Meldung nur dann einreichen, wenn zum Zeitpunkt der Einreichung eine der folgenden gesetzlich vorgesehenen Bedingungen erfüllt ist:
a) der interne Meldekanal wurde nicht eingerichtet oder entspricht, falls eingerichtet, nicht den gesetzlichen Anforderungen;
b) die interne Meldung wurde nicht weiterverfolgt;
c) es bestehen begründete Gründe, auf Basis konkreter Umstände und tatsächlich verfügbarer sowie beigefügter Informationen (und somit nicht bloßer Vermutungen), anzunehmen, dass eine interne Meldung nicht weiterverfolgt würde oder zu Repressalien führen könnte (gemäß den ANAC-Leitlinien);
d) es besteht ein begründeter Anlass zu der Annahme, dass der Verstoß eine unmittelbare oder offensichtliche Gefahr für das öffentliche Interesse darstellen könnte. Dies betrifft beispielsweise Fälle, in denen ein sofortiges Eingreifen erforderlich ist, um die Gesundheit und Sicherheit von Personen zu schützen oder die Umwelt zu bewahren.
Die ANAC kann den Hinweisgeber auffordern, den korrekten Gebrauch des externen Meldekanals nachzuweisen und
somit das Vorliegen mindestens einer der oben genannten Voraussetzungen zu belegen.
Auch der von der ANAC eingerichtete externe Meldekanal muss – wie die internen Kanäle – die Vertraulichkeit gewährleisten, wie oben beschrieben, und die Meldung muss in derselben Form erfolgen (schriftlich, mündlich und auf Wunsch des Hinweisgebers in einem persönlichen Gespräch).
Wurde die externe Meldung an eine unzuständige Stelle gerichtet, wird sie innerhalb von sieben Tagen nach Eingang von der empfangenden Stelle an die ANAC weitergeleitet, wobei der Hinweisgeber über diese Weiterleitung informiert wird.
Es ist zu beachten, dass die ANAC bei einem erheblichen Eingang externer Meldungen diejenigen vorrangig bearbeiten kann, die eine schwere Beeinträchtigung des öffentlichen Interesses, von Verfassungsprinzipien oder des Rechts der Europäischen Union betreffen. Die ANAC kann zudem Meldungen über geringfügige Verstöße nicht weiterverfolgen und sie archivieren.
Die ANAC hat die Aufgabe, spezifische Leitlinien zu den Verfahren für die Einreichung und Bearbeitung externer Meldungen zu erlassen, nach Anhörung des Datenschutzgaranten.
Die Modalitäten der externen Meldung
Die Anweisungen zur Nutzung des externen Meldekanals sind auf der Website der ANAC unter folgendem Link verfügbar: https://www.anticorruzione.it/-/whistleblowing
Die öffentliche Offenlegung
Der Hinweisgeber kann eine öffentliche Offenlegung, nur sofern mindestens eine der folgenden gesetzlich vorgesehenen Bedingungen vorliegt, vornehmen, um die im Verfahren vorgesehenen Schutzmaßnahmen in Anspruch zu nehmen:
er hat bereits eine interne und externe Meldung vorgenommen oder direkt eine externe Meldung unter den gesetzlich vorgesehenen Bedingungen und Verfahren eingereicht, jedoch keine Rückmeldung innerhalb der vorgesehenen Fristen erhalten;
er hat begründeten Anlass zu der Annahme, dass der Verstoß eine unmittelbare oder offensichtliche Gefahr für das öffentliche Interesse darstellen könnte;
er hat begründeten Anlass zu der Annahme, dass die externe Meldung das Risiko von Repressalien mit sich bringen könnte oder aufgrund der konkreten Umstände des Einzelfalls nicht weiterverfolgt wird, etwa wenn Beweise verborgen oder vernichtet werden könnten oder wenn der begründete Verdacht besteht, dass die empfangende Stelle der Meldung mit dem Täter der Rechtsverletzung kolludiert oder selbst in die Verletzung verwickelt ist.
Der Anwendungsbereich dieses Instruments ist daher auf völlig außergewöhnliche Fälle beschränkt.
Die Anzeige bei der Justizbehörde
Das Gesetz erkennt den geschützten Personen ebenfalls die Möglichkeit an, sich an die Justizbehörden zu wenden, um eine Anzeige über rechtswidrige Handlungen zu erstatten, von denen sie im privaten Arbeitskontext Kenntnis erlangt haben.
Es wird daran erinnert, dass die Artikel 361 und 362 des Strafgesetzbuchs die Anzeigepflicht nur für von Amts wegen verfolgte Straftaten vorsehen, wodurch der Anwendungsbereich enger ist als jener der Whistleblowing-Meldungen, die auch andere Arten von Rechtsverstößen umfassen.
Die gleichen Regeln zur Wahrung der Vertraulichkeit und des Inhalts der Meldungen müssen auch von den Stellen der Justizbehörden eingehalten werden, bei denen die Anzeige eingereicht wird.
9.1 Gegenstand und Verfahren zur Einreichung von Meldungen (was und wie gemeldet werden kann)
Bei EV MMC Italia S.r.l. lassen sich der Gegenstand der Meldung und die Verfahren zur Einreichung von Meldungen zusammenfassend wie folgt darstellen:
Für Verstöße gegen nationale und europäische Rechtsvorschriften ist der interne Meldekanal der prioritäre Kanal, den der Hinweisgeber für seine Meldung nutzen muss;
Im Falle eines Verstoßes ausschließlich gegen europäische Rechtsvorschriften kann der Hinweisgeber, sofern bestimmte gesetzlich vorgesehene Bedingungen erfüllt sind, den externen Meldekanal nutzen, der von der ANAC eingerichtet und verwaltet wird;
Unter bestimmten gesetzlich vorgesehenen Voraussetzungen kann der Hinweisgeber eine öffentliche Offenlegung vornehmen;
Der Hinweisgeber hat zudem die Möglichkeit, sich an die Justizbehörde zu wenden, um eine Anzeige über rechtswidriges Verhalten zu erstatten, von dem er im Rahmen seines beruflichen Kontextes Kenntnis erlangt hat.
Dem Hinweisgeber wird Folgendes empfohlen:
die Nutzung eines einzigen Meldekanals;
die Nutzung der Online-Plattform als prioritäre Lösung;
keine Mehrfacheinreichung derselben Meldung.
Der einzige Kanal, der für die Mitteilung von Repressalien genutzt werden kann, ist der externe ANAC-Kanal.
9.2 Verfahren zur Bearbeitung der internen Meldung
Im Folgenden wird das Verfahren zur Bearbeitung der Meldung in seinen Hauptphasen beschrieben.
9.3 Empfang und Bestätigung des Eingangs der Meldung
a) Für Meldungen, die über den internen Meldekanal über das Online-Portal der Gesellschaft eingereicht werden: Der Hinweisgeber muss ein Meldeformular ausfüllen, um eine klare, präzise und vollständige Beschreibung des Sachverhalts zu übermitteln.
Nach dem Ausfüllen der Meldung erhält der Hinweisgeber eine automatische Mitteilung, die ihn über den ordnungsgemäßen Versand der Meldung informiert.
b) Meldungen, die auf anderen Wegen eingehen: Im Rahmen eines persönlichen Gesprächs wird die Meldung, nach Zustimmung des Hinweisgebers, in einem Protokoll dokumentiert. Der Hinweisgeber wird gebeten, das Protokoll zu überprüfen, zu berichtigen oder mit seiner Unterschrift zu bestätigen.
Der Meldeverwalter muss innerhalb von sieben Tagen nach Eingang eine Empfangsbestätigung an den Hinweisgeber ausstellen, mittels automatisierter Funktion.
9.4 Vorläufige Bewertung und Klassifizierung der Meldung
Der Meldeverwalter führt unverzüglich eine vorläufige Analyse der Meldung durch, die sogenannte vorläufige Bewertung, und kann dabei gegebenenfalls zusätzliche Informationen und/oder unterstützende Unterlagen vom Hinweisgeber anfordern (über eine entsprechende Funktion im Online-Portal).
Nach Abschluss dieser vorläufigen Analyse klassifiziert der Meldeverwalter die Meldung in eine der folgenden Kategorien:
a) nicht relevante Meldung: eine Meldung, die nicht in den Anwendungsbereich des Verfahrens fällt (z. B. sie bezieht sich auf Personen, Gesellschaften und/oder Tatsachen, Handlungen oder Verhaltensweisen, die nicht unter das Verfahren fallen).
Die Meldung wird archiviert und dem Hinweisgeber wird eine Rückmeldung gegeben. Der Meldeverwalter kann, sofern er die Meldung für begründet und ausreichend detailliert hält, auch wenn sie keinem Rechtsverstoß zuzuordnen ist, entscheiden, sie dem Geschäftsführer/Vertreter des Unternehmens und/oder der Corporate Legal Abteilung des Unternehmens zur Kenntnis zu bringen (z. B. bei Meldungen mit organisatorischem Charakter). Über eine etwaige Weiterleitung wird der Hinweisgeber ebenfalls informiert, sofern Kontaktdaten verfügbar sind.
b) relevante, aber nicht bearbeitbare Meldung: eine Meldung, die in den Anwendungsbereich des Verfahrens fällt, jedoch aufgrund unzureichender Informationen und/oder Angaben zum Gegenstand und Inhalt der Meldung keine weiteren Untersuchungen ermöglicht. Die Meldung wird archiviert und dem Hinweisgeber wird eine Rückmeldung gegeben (sofern Kontaktdaten verfügbar sind).
c) verbotene Meldung: eine Meldung, die unter die im entsprechenden Abschnitt genannten Fälle fällt. Der Meldeverwalter kann entscheiden, die verbotene Meldung dem Geschäftsführer/Vertreter des Unternehmens und/oder der Corporate Legal Abteilung zur möglichen Einleitung eines Disziplinarverfahrens vorzulegen und den Hinweisgeber über diese Mitteilung zu informieren (sofern Kontaktdaten verfügbar sind).
Falls der Meldeverwalter, auch in Abstimmung mit dem Geschäftsführer/Vertreter des Unternehmens und/oder der Corporate Legal Abteilung, das Vorliegen der Voraussetzungen gemäß D.Lgs. Nr. 24/2023 für ein mögliches Disziplinarverfahren feststellt, wird dieses eingeleitet.
Die Meldung wird archiviert. unter Angabe des etwaigen Disziplinarverfahrens und dessen Ergebnisses.
d) relevante und bearbeitbare Meldung: eine relevante und in den Anwendungsbereich des Verfahrens fallende sowie ausreichend konkretisierte Meldung; der Meldeverwalter leitet die Prüfphase ein, wie im vorherigen Abschnitt „Verwaltung der internen Meldung“ beschrieben.
9.5 Prüfungsphase, interne Untersuchungen und Rückmeldung an den Hinweisgeber
Wurde die eingegangene Meldung als relevant und bearbeitbar eingestuft, leitet der Meldeverwalter die internen Prüfungen und Untersuchungen ein, um zusätzliche Detailinformationen zu sammeln und die Stichhaltigkeit der gemeldeten Sachverhalte zu überprüfen.
Der Meldeverwalter behält sich das Recht vor, zusätzliche Informationen oder Unterlagen vom Hinweisgeber anzufordern sowie ihn in die Ermittlungsphase einzubeziehen.
Falls weitere Vertiefungen erforderlich sind, kann es notwendig sein, den Hinweisgeber zu treffen und/oder zu kontaktieren, wobei dieser im Falle einer anonymen Meldung seine Zustimmung zur Offenlegung seiner Identität erteilen muss.
In dieser Phase kann sich der Meldeverwalter der Unterstützung der jeweils zuständigen Unternehmensfunktionen sowie, sofern als angemessen erachtet, spezialisierter Berater im Zusammenhang mit der eingegangenen Meldung bedienen, deren Einbindung der Sachverhaltsaufklärung dient, wobei die in der Verfahrensbeschreibung vorgesehene Vertraulichkeit stets gewährleistet wird.
Rückmeldung an den Hinweisgeber
Der Meldeverwalter erteilt dem Hinweisgeber innerhalb von drei Monaten ab dem Datum der Eingangsbestätigung (oder, falls eine solche nicht erfolgt ist, innerhalb von drei Monaten ab Ablauf der Frist von sieben Tagen nach Einreichung der Meldung) eine Rückmeldung.
Der Meldeverwalter stellt die Rückmeldung an den Hinweisgeber über die Plattform oder ein anderes geeignetes Mittel bereit und informiert ihn über die bereits erfolgten Maßnahmen oder die Maßnahmen, die beabsichtigt sind.
Es muss im Zeitverlauf eine laufende Aktualisierung der Rückmeldung zugunsten des Hinweisgebers gewährleistet werden.
9.6 Abschluss der Prüfungsphase
Nach Abschluss der Prüfungsphase erstellt der Meldeverwalter einen zusammenfassenden Bericht über die durchgeführten Untersuchungen und die dabei festgestellten Erkenntnisse und teilt diesen – abhängig von den Ergebnissen – mit den jeweils betroffenen Unternehmensfunktionen, um etwaige umzusetzen Maßnahmenpläne sowie die zur Wahrung des Unternehmens einzuleitenden Schritte festzulegen, wobei er zudem die Ergebnisse der durchgeführten Analysen und Prüfungen in Bezug auf jede Meldung an den Verantwortlichen der jeweils von den Inhalten der Meldung betroffenen Unternehmensfunktion übermittelt.
9.7 Berichterstattung an die Unternehmensleitung
Der Meldeverwalter informiert die Corporate-Legal-Abteilung entsprechend den zugewiesenen Befugnissen/Ermächtigungen und/oder die zuständigen Geschäftsführer unverzüglich über das Ergebnis seiner Untersuchungen, damit eine Bewertung etwaiger einzuleitender Disziplinarmaßnahmen und/oder möglicher Mitteilungen an die zuständigen Behörden erfolgen kann.
In jedem Fall werden alle eingegangenen Meldungen in die regelmäßige Berichterstattung an den Geschäftsführer/Unternehmensvertreter von EV MMC Italia S.r.l. aufgenommen.
9.8 Relevante und bearbeitbare Meldung betreffend die Unternehmensleitung
Im Falle einer relevanten und bearbeitbaren Meldung, die Personen betrifft, die für die Entscheidung über etwaige Disziplinarmaßnahmen, Anzeigen oder sonstige Maßnahmen zuständig sind, bezieht der Meldeverwalter unverzüglich den Geschäftsführer/Unternehmensvertreter ein, um den Untersuchungsprozess zu koordinieren und festzulegen.
Im Falle einer relevanten und bearbeitbaren Meldung, die einen der Geschäftsführer betrifft, gibt der Meldeverwalter – nach Prüfung des Sachverhalts und Feststellung der Begründetheit der Meldung – der eingegangenen Meldung einen sorgfältigen Weiterverlauf (7) und übergibt sie den zuständigen internen Organen/Funktionen oder externen Behörden/Institutionen, jeweils entsprechend ihrer Zuständigkeit, um die individuelle Verantwortung festzustellen oder sachliche bzw. rechtliche Prüfungen durchzuführen.
9.9 Archivierung und Aufbewahrung der Meldung
Die Meldungen und die zugehörige Dokumentation werden so lange aufbewahrt, wie es für die Bearbeitung der Meldung erforderlich ist, jedoch keinesfalls länger als fünf Jahre ab dem Datum der Mitteilung des endgültigen Ergebnisses des Meldemanagementprozesses.
9.10 Empfänger der Meldungen
Unabhängig von den für die Meldung genutzten Kanälen ist vorgesehen, dass diese zunächst von einer externen Beratungsfirma (Meldeverwalter), die unabhängig und autonom ist und angemessene Garantien hinsichtlich Vertraulichkeit und Datenschutz bietet, bearbeitet werden. Dieses Unternehmen führt eine vorläufige faktische Analyse sowie die weiteren zuvor beschriebenen Tätigkeiten und Aufgaben des Meldeverwalters durch.
9.11 Die Rolle des externen Unternehmens bei der Bearbeitung der Meldung
a) überwacht, dass das interne System zur Bearbeitung von Meldungen korrekt ist und den gesetzlichen Vorschriften entspricht, und beobachtet etwaige rechtliche Neuerungen sowie die Einführung oder Änderung neuer Pflichten zur Anpassung des Systems;
b) führt die für den Meldeverwalter vorgesehenen Tätigkeiten durch;
c) koordiniert die im Anschluss an Meldungen durchgeführten Untersuchungen und bietet den anderen beteiligten Unternehmensfunktionen eine erste Beratung an;
d) unterstützt die anderen Empfänger bei der Bearbeitung und Lösung der Meldungen und ist für die Vollständigkeit, Integrität und Archivierung des Falls verantwortlich.
9.12 Interessenkonfliktsituationen
Das Verfahren gewährleistet, dass die Bearbeitung der Meldungen Personen übertragen wird, die sich nicht in einer Interessenkonfliktsituation befinden.
Dieser Kontrollmechanismus zur Vermeidung einer unsachgemäßen Bearbeitung der Meldungen wird durch die externe Beratungsfirma sichergestellt, die bereits von Beginn an den Einsatz von Personen vermeidet, die sich in einer Interessenkonfliktsituation befinden.
Im Falle einer relevanten und bearbeitbaren Meldung, die den Geschäftsführer/Unternehmensvertreter betrifft, gibt der Meldeverwalter – nach Prüfung des Sachverhalts und Feststellung der Begründetheit der Meldung – der eingegangenen Meldung einen sorgfältigen Weiterverlauf (8) und übergibt sie den zuständigen internen Organen/Funktionen oder externen Behörden/Institutionen, jeweils entsprechend ihrer Zuständigkeit, um die individuelle Verantwortung festzustellen oder sachliche bzw. rechtliche Prüfungen durchzuführen.
Diese Bestimmungen gelten auch dann, wenn ein Interessenkonflikt zu einem späteren Zeitpunkt nach Eingang der Meldung entsteht, wobei die beteiligten Personen gemäß den oben genannten Regeln in ihren jeweiligen Funktionen ersetzt werden.
Alle Interessenkonfliktsituationen müssen unverzüglich offengelegt und im Melderegister vermerkt werden.10. Principigeneralietutele
10.1 Schutz des meldenden Hinweisgebers
Die korrekte Verwaltung des Meldesystems zielt darauf ab, die Verbreitung einer Kultur der Ethik, Transparenz und Rechtmäßigkeit innerhalb der Gesellschaft zu unterstützen.
Um dieses Ziel zu erreichen, wird dem meldenden Hinweisgeber sowie den weiteren möglicherweise am Meldeprozess beteiligten Personen neben der Bereitstellung geeigneter Kanäle ein Schutzregime gewährleistet.
Die Rechtsvorschriften sehen folgende Voraussetzungen vor, um von Schutzmaßnahmen profitieren zu können:
Die folgenden Voraussetzungen müssen erfüllt sein, um Anspruch auf Schutzmaßnahmen zu haben:
Es muss sich um eine Person handeln, die zum Kreis der schutzberechtigten Personen gehört; die gemeldete Rechtsverletzung muss in den Anwendungsbereich des Verfahrens fallen; und die Meldung muss unter Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen erfolgt sein.
Die Schutzmaßnahmen umfassen folgende Schutzrechte (tutele): Recht auf Vertraulichkeit, Verbot von Repressalien, Unterstützungsmaßnahmen sowie Einschränkungen der Haftung im Zusammenhang mit der Offenlegung bestimmter Kategorien von Informationen, sofern bestimmte gesetzliche Bedingungen erfüllt sind.
Die Rechtsvorschriften verbieten im Allgemeinen Verzichtserklärungen und Vergleiche – sofern sie nicht in einem geschützten Verfahren unterzeichnet wurden – hinsichtlich der dort vorgesehenen Rechte und Schutzinstrumente.
Recht auf Vertraulichkeit. Die Identität des Hinweisgebers sowie alle weiteren Informationen, aus denen diese Identität direkt oder indirekt abgeleitet werden kann, dürfen ohne ausdrückliche Zustimmung des Hinweisgebers nicht an Personen weitergegeben werden, die nicht für die Entgegennahme und Weiterverfolgung der Meldung zuständig sind, unabhängig von der verwendeten Meldeform.
Verbot von Repressalien. Repressalien sind verboten; auf etwaige unter Verstoß gegen dieses Verbot ergriffene Maßnahmen findet die Nichtigkeit Anwendung. Die Feststellung der Nichtigkeit obliegt der Justizbehörde.
Die Beweislast dafür, dass entsprechende Handlungen aus Gründen erfolgen, die nicht mit der Meldung zusammenhängen, trägt der Arbeitgeber.
Nachfolgend werden beispielhaft (nicht abschließend) Maßnahmen aufgeführt, die als Repressalien gelten:
a) Kündigung, Suspendierung oder gleichwertige Maßnahmen;
b) Herabstufung oder Nichtbeförderung;
c) Funktionsänderung, Ortswechsel, Gehaltskürzung oder Änderung der Arbeitszeit;
d) Aussetzung von Schulungen oder Einschränkung des Zugangs dazu;
e) negative Leistungsbewertungen oder Referenzen;
f) Disziplinarmaßnahmen oder sonstige Sanktionen, auch finanzieller Art;
g) Zwang, Einschüchterung, Belästigung oder Ausgrenzung;
h) Diskriminierung oder sonstige nachteilige Behandlung;
i) Nichtumwandlung eines befristeten Arbeitsvertrags in einen unbefristeten Vertrag trotz berechtigter Erwartung;
j) Nichtverlängerung oder vorzeitige Beendigung eines befristeten Arbeitsvertrags;
k) Schäden, auch am Ruf der Person (insbesondere in sozialen Medien), sowie wirtschaftliche oder finanzielle Nachteile einschließlich entgangener Chancen oder Einkommen;
l) Aufnahme in unzulässige Listen auf Grundlage formeller oder informeller Branchenvereinbarungen;
m) vorzeitige Beendigung oder Aufhebung eines Vertrags über Waren- oder Dienstleistungen;
n) Entzug einer Lizenz oder Genehmigung;
o) Aufforderung zu psychiatrischen oder medizinischen Untersuchungen.
Etwaige Repressalien können Disziplinarverfahren gegen die verantwortliche Person nach sich ziehen.
Die Verhängung von Repressalien kann der ANAC über den externen Meldekanal gemeldet werden. Es ist erforderlich, dass der Hinweisgeber der ANAC objektive Elemente vorlegt, aus denen sich der Zusammenhang zwischen der erfolgten Meldung und der behaupteten Repressalie ableiten lässt.
Zur Erhebung notwendiger Informationen kann die ANAC mit der Nationalen Arbeitsinspektion zusammenarbeiten, wobei die ausschließliche Zuständigkeit der ANAC für die Bewertung der Ergebnisse und etwaige Sanktionen unberührt bleibt.
Unterstützungsmaßnahmen. Zur weiteren Stärkung des Schutzes des Hinweisgebers sieht die Regelung vor, dass die ANAC Vereinbarungen mit Organisationen des dritten Sektors trifft, um kostenlose Unterstützungs- und Beratungsleistungen bereitzustellen. Bei der ANAC wird ein Verzeichnis solcher Organisationen geführt.
Haftungsbeschränkungen. Der Hinweisgeber ist nicht strafbar, auch wenn die gemeldeten Tatsachen sich als unbegründet erweisen oder Informationen betreffen, die ansonsten geheim oder geschützt sind, sofern zum Zeitpunkt der Meldung beide folgenden Bedingungen erfüllt sind:
• er hatte hinreichende Gründe anzunehmen, dass die Offenlegung der Informationen zur Aufdeckung der Rechtsverletzung notwendig war;
• es wurden die gesetzlich vorgesehenen Meldewege genutzt.
Diese Immunität kann nur dann Anwendung finden, wenn die Erlangung von Informationen oder der Zugriff auf Dokumente auf rechtmäßige Weise erfolgt ist.
10.2 Schutz der Vertraulichkeit des Hinweisgebers
Das Erfordernis des Schutzes der Identität des Hinweisgebers zeigt sich in der Entscheidung des Unternehmens, bevorzugt IT-gestützte Systeme mit Einsatz von Verschlüsselungstechnologien zu verwenden sowie die Meldung und die beigefügten Unterlagen dem Recht auf Akteneinsicht im Verwaltungsverfahren zu entziehen.
Der Schutz der Vertraulichkeit ist auch im gerichtlichen und disziplinarrechtlichen Bereich gewährleistet.
In zwei ausdrücklich gesetzlich vorgesehenen Fällen ist für die Offenlegung der Identität des Hinweisgebers – zusätzlich zu dessen ausdrücklicher Zustimmung – auch eine schriftliche Begründung dieser Offenlegung erforderlich:
• im Disziplinarverfahren, wenn die Offenlegung der Identität des Hinweisgebers für die Verteidigung der Person, gegen die der disziplinarische Vorwurf erhoben wird, unerlässlich ist;
• in Verfahren, die infolge interner oder externer Meldungen eingeleitet wurden, wenn diese Offenlegung auch für die Verteidigung der betroffenen Person unerlässlich ist.
Der Hinweisgeber verliert das Recht auf Vertraulichkeit:
• wenn auch durch erstinstanzliches Urteil seine strafrechtliche Verantwortlichkeit für die Straftaten der Verleumdung oder falschen Anschuldigung festgestellt wird;
• im Falle zivilrechtlicher Haftung aus demselben Grund bei Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit.
In Bezug auf die öffentliche Offenlegung
Wenn die Person, die eine öffentliche Offenlegung vornimmt, sich an einen Journalisten wendet, ist sie durch das journalistische Berufsgeheimnis geschützt (als Quelle der Information) und fällt nicht in den Anwendungsbereich des Gesetzesdekrets Nr. 24/2023, wodurch sie einen weitergehenden Schutz genießt.
Der Schutz der Vertraulichkeit gilt hingegen nicht, wenn der Hinweisgeber seine Identität absichtlich offengelegt hat (z. B. über soziale Medien), wobei alle anderen Schutzformen unberührt bleiben. Wenn die Person, die die Offenlegung vornimmt, ihre Identität nicht preisgibt (z. B. durch Pseudonym oder Nickname in sozialen Medien), werden solche Offenlegungen anonymen Meldungen gleichgestellt.
10.3 Schutz der Vertraulichkeit der gemeldeten Person (Betroffener)
Um jeden Missbrauch des Meldesystems zu verhindern und insbesondere Denunziationen, Verleumdungen sowie die unzulässige Offenlegung personenbezogener Daten der gemeldeten Person zu vermeiden, die deren Ruf schädigen, Diskriminierungen oder sonstige Nachteile verursachen könnten, sieht das Verfahren auch Schutzmaßnahmen zugunsten der betroffenen Person vor.
Die gemeldete Person wird vom Meldestellenverantwortlichen über ihre Einbindung in den Meldeprozess informiert, und zwar zu dem Zeitpunkt, der als angemessen erachtet wird, um die Beeinträchtigung der internen Prüf- und Ermittlungsphase zu vermeiden.
Die gemeldete Person darf nicht disziplinarisch sanktioniert werden, wenn keine objektiven Nachweise für die gemeldete Rechtsverletzung vorliegen, bzw. solange die zugrunde liegenden Tatsachen nicht untersucht und die entsprechenden Vorwürfe nicht im Einklang mit den gesetzlichen oder vertraglichen Bestimmungen erhoben wurden.
Die gemeldete Person kann angehört werden bzw. wird auf Antrag angehört, auch im schriftlichen Verfahren durch die Einreichung von schriftlichen Stellungnahmen und Dokumenten.
Die Entscheidungen über etwaige Disziplinarmaßnahmen, Anzeigen oder sonstige zu ergreifende Maßnahmen werden von der Unternehmensleitung entsprechend der jeweiligen Zuständigkeiten und Befugnisse getroffen und in jedem Fall von Personen, die nicht an den Ermittlungen beteiligt waren, um Interessenkonflikte oder mangelnde Unparteilichkeit zu vermeiden.
Der Schutz der gemeldeten Person gilt unbeschadet gesetzlicher Bestimmungen, die die Pflicht zur Mitteilung der Identität der betroffenen Person vorsehen (z. B. Anfragen der Justizbehörden).
10.4 Zusätzlicher Schutz der Vertraulichkeit der gemeldeten Person sowie Schutz der Vertraulichkeit weiterer möglicherweise am Meldeprozess beteiligter Personen
Der Schutz der Identität der gemeldeten Person sowie etwaiger weiterer in der Meldung erwähnter Personen ist von der Gesellschaft und (gegebenenfalls) von der ANAC bis zum Abschluss der aufgrund der Meldung eingeleiteten Verfahren zu gewährleisten, und zwar unter Einhaltung derselben Garantien, die zugunsten des Hinweisgebers vorgesehen sind.
10.5 Verarbeitung personenbezogener Daten
Es wird zudem darauf hingewiesen, dass die personenbezogenen Daten des Hinweisgebers, der gemeldeten Person sowie aller weiteren in die Meldung einbezogenen Personen in Übereinstimmung mit den geltenden Vorschriften verarbeitet werden, insbesondere:
(i) der Verordnung (EU) Nr. 2016/679 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten (sog. DSGVO/GDPR) sowie dem Gesetzesdekret Nr. 196/2003 (sog. Datenschutzkodex) in seiner jeweils geänderten und ergänzten Fassung;
(ii) der Kommunikation zwischen zuständigen Behörden.
Insbesondere gilt in diesem Zusammenhang:
Personenbezogene Daten werden von der Gesellschaft in ihrer Eigenschaft als Verantwortlicher der Datenverarbeitung verarbeitet, der die Zwecke und Mittel der Verarbeitung bestimmt und den betroffenen Personen (Hinweisgeber, gemeldete Person sowie ggf. weitere am Meldeprozess beteiligte Personen, sog. betroffene Personen im Sinne der Datenschutzvorschriften) entsprechende Informationen bereitstellt.
Der Verantwortliche trifft die erforderlichen Maßnahmen, um eine unbefugte Weitergabe personenbezogener Daten zu verhindern, nicht nur nach außen, sondern auch innerhalb der Organisation, und stellt sicher, dass der Zugriff auf personenbezogene Daten ausschließlich autorisierten Personen vorbehalten ist.
Der Verantwortliche benennt formell die autorisierten Personen, also jene, die zur Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen des Meldeprozesses befugt sind, und erteilt diesen entsprechende operative Anweisungen.
Der Verantwortliche regelt die Beziehungen zu externen Dienstleistern, die personenbezogene Daten in seinem Auftrag gemäß Art. 28 DSGVO verarbeiten (Auftragsverarbeiter).
Der Verantwortliche, die Auftragsverarbeiter sowie die zur Datenverarbeitung befugten Personen sind verpflichtet, die allgemeinen Grundsätze des Datenschutzrechts einzuhalten.
Der Meldeprozess sieht vor, dass ausschließlich personenbezogene Daten verarbeitet werden, die für die Zwecke der Meldung strikt erforderlich und relevant sind; die Meldungen dürfen nicht über das hinaus verwendet werden, was zur angemessenen Bearbeitung erforderlich ist.
Personenbezogene Daten, die offensichtlich für die Bearbeitung einer konkreten Meldung nicht erforderlich sind, werden nicht erhoben oder – falls irrtümlich erhoben – unverzüglich gelöscht.
Die Bereitstellung personenbezogener Daten ist freiwillig. Eine Nichtbereitstellung kann jedoch dazu führen, dass die Prüfung und Bearbeitung der Meldung nicht durchgeführt werden kann.
Der Verantwortliche setzt geeignete technische und organisatorische Maßnahmen um, um ein dem Risiko angemessenes Sicherheitsniveau zu gewährleisten, basierend auf einer Datenschutz-Folgenabschätzung (sog. DPIA – Data Protection Impact Assessment).
Die Rechte der betroffenen Personen (Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung und Recht auf Vergessenwerden, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit, Widerspruch insbesondere gegen automatisierte Entscheidungen) können im Rahmen der gesetzlichen Grenzen und Verfahren ausgeübt werden; sie können jedoch ausgesetzt werden, wenn ihre Ausübung die Vertraulichkeit der Identität des Hinweisgebers tatsächlich und konkret beeinträchtigen könnte. In solchen Fällen ist es der gemeldeten Person untersagt, sich an den Verantwortlichen zu wenden oder, falls keine Antwort erfolgt, eine Beschwerde bei der Datenschutzbehörde einzureichen.
10.6 Was der Meldestellenverwalter nicht tun kann
Der Meldestellenverwalter darf im Rahmen des Meldeverfahrens nach geltendem Recht:
keine individuellen Rechte und Interessen schützen;
keine Tätigkeiten zur Feststellung oder Lösung persönlicher Angelegenheiten durchführen;
sich nicht an die Stelle der für die jeweiligen Sachgebiete zuständigen Institutionen setzen;
dem Hinweisgeber keine Beratung erteilen.
11. Schulung und Information
Das Unternehmen erkennt Schulung und Information zum Thema Whistleblowing als grundlegendes Instrument zur Umsetzung des Verfahrens an.
Das Verfahren wird auf der Website https://www.engelvoelkers.com/it/de/whistleblowing-richtlinien
im Bereich Whistleblowing (Meldung von Verstößen) veröffentlicht, ebenso im Intranet von EV MMC Italia S.r.l. (Bereich Whistleblowing) sowie im Online-Portal unter:
https://engelundvoelkers.integrityline.com/?lang=de
Es wird außerdem in den Arbeitsräumen ausgehängt und leicht zugänglich gemacht. Eine Kopie wird den Mitarbeitenden zusätzlich per E-Mail zur Verfügung gestellt.
Das Unternehmen fördert Kommunikationsinitiativen zum Verfahren und zur Nutzung des Portals unter Einbindung des gesamten Personals.
12. Verletzung des Verfahrens
Jede Verletzung dieses Verfahrens kann eine disziplinarische Verfehlung darstellen, die von der Gesellschaft gemäß den im nachfolgenden Abschnitt zum Sanktionssystem festgelegten Regeln geahndet werden kann.
Insbesondere wird darauf hingewiesen, dass zur Gewährleistung der oben genannten Schutzmaßnahmen und des Vertrauens des Hinweisgebers in die wirksame Funktionsweise des Meldesystems folgende Fälle sanktionierbar sind:
Vergeltungsmaßnahmen gegen den Hinweisgeber sowie andere geschützte Personen, wenn diese direkt oder indirekt mit der Meldung zusammenhängen;
Versuch der Behinderung oder tatsächliche Behinderung einer Meldung; Nicht-Einrichtung eines Meldekanals;
Fehlen oder Nichtkonformität von Verfahren zur Bearbeitung von Meldungen;
Nichtdurchführung der Prüfung und Analyse eingegangener Meldungen; Verletzung der Vertraulichkeits- und Datenschutzpflichten;
Verurteilung, auch erstinstanzlich, wegen Verleumdung oder falscher Verdächtigung oder zivilrechtliche Haftung durch erstinstanzliches Urteil bei vorsätzlich oder grob fahrlässig abgegebenen Meldungen.
13. Sanktionssystem
Die Nichtbeachtung oder Verletzung der in diesem Verfahren enthaltenen Regeln kann durch die Gesellschaft zur Anwendung folgender Maßnahmen führen:
disziplinarische Maßnahmen gegen Mitarbeitende in den gesetzlich vorgesehenen Fällen sowie gemäß dem jeweils anwendbaren nationalen Tarifvertrag (CCNL);
Beendigung des Vertragsverhältnisses und/oder der Zusammenarbeit mit externen Mitarbeitenden, Kooperationspartnern und Dritten.
In jedem Fall kann die Gesellschaft alle zivil-, straf- oder verwaltungsrechtlichen Schritte einleiten, die gesetzlich vorgesehen sind, sofern die Voraussetzungen für eine straf-, zivil- oder verwaltungsrechtliche Haftung vorliegen.
14. Aktualisierung des Verfahrens
Das Verfahren unterliegt einer regelmäßigen Überprüfung und wird vom geschäftsführenden Direktor (gesetzlicher Vertreter des Unternehmens) genehmigt.
Über solche Änderungen oder Ergänzungen sowie über die etwaigen Gründe, die zu einer Aktualisierung geführt haben, muss der geschäftsführende Direktor von EV MMC Italia S.r.l. unverzüglich informiert werden.
1 Verweis auf Art. I, Abs. 2 D.Lgs. Nr. 24/2023
2 Art. 4, Abs. 2 des D.Lgs. Nr. 24/2023
3 Verweis auf Art. 8, Abs. 1, Buchstabe f), D.Lgs. Nr. 24/2023
4 Verweis auf Art. 4 (interne Meldekanäle) und Art. 7 (externe Meldekanäle), D.Lgs. Nr. 24/2023
5 Verweis auf Art. 5 (Management des internen Meldekanals) und Art. 8 (von der ANAC durchgeführte Tätigkeiten), D.Lgs. Nr. 24/2023
6 Straftaten, die von Amts wegen verfolgt werden, sind solche Straftaten, die auch ohne Strafantrag verfolgt werden und vom italienischen Rechtssystem als besonders schwerwiegend eingestuft sind und im Strafgesetzbuch geregelt werden.
7 Art. 5, Abs. 1, Buchst. e) des D.Lgs. Nr. 24/2023
8 Art. 5, Abs. 1, Buchst. c) des D.Lgs. Nr. 24/2023
9 „Verzichte und Vergleiche, vollständig oder teilweise, die sich auf die im Dekret vorgesehenen Rechte und Schutzmaßnahmen beziehen, sind unwirksam, es sei denn, sie werden in den in Art. 2113 Abs. 4 des Zivilgesetzbuchs vorgesehenen geschützten Verfahren abgeschlossen“ (ANAC-Leitlinien).
10 „Der Gesetzgeber hat zudem die Vertraulichkeit gewährleistet:
– für den Facilitator sowohl hinsichtlich der Identität als auch der unterstützenden Tätigkeit;
– für Personen, die nicht die gemeldete Person sind, aber in der Meldung oder öffentlichen Offenlegung erwähnt werden (z. B. Zeugen).
Der Zweck dieser Regelung besteht darin, die Rechte von Personen zu schützen, die durch die Meldung potenziell reputationsbezogene oder andere negative Folgen erleiden könnten, bevor ihre tatsächliche Beteiligung festgestellt wurde.
Eine Ausnahme von der Vertraulichkeit gilt, wenn die Meldung an die Justiz- oder Rechnungsprüfungsbehörden weitergeleitet wird. In diesem Fall schützt die Gesetzgebung nur die Identität des Hinweisgebers, nicht jedoch die der betroffenen oder erwähnten Personen“ (ANAC-Leitlinien, vgl. Art. 12 Abs. 3, 4 und 7 D.Lgs. Nr. 24/2023).