Aufgaben, die Sie wachsen lassen

• Als Personal Assistant im Family Office (w/m/d) unterstützen und entlasten Sie unseren Firmengründer sowohl im operativen Tagesgeschäft als auch bei geschäftlichen und privaten Angelegenheiten. Dabei übernehmen Sie eigenverantwortlich vielseitige organisatorische, administrative und projektbezogene Aufgaben.

• Sie übernehmen die eigenständige Organisation komplexer Geschäfts- und Privatreisen sowie das umfassende Termin- und Kalendermanagement für den Firmengründer und dessen Familie.
• Sie pflegen die Kommunikation mit Geschäftspartnern, Dienstleistern und dem persönlichen Netzwerk der Familie und gewährleisten dabei ein hohes Maß an Professionalität, Diskretion und Vertraulichkeit.

• Sie begleiten nationale und internationale Immobilien- und Hospitality-Projekte und unterstützen bei der organisatorischen Planung, Koordination und Umsetzung.

• Sie sorgen für die strukturierte Organisation sämtlicher administrativer und privater Angelegenheiten innerhalb des Family Offices und gewährleisten effiziente Abläufe im Tagesgeschäft.

• Sie übernehmen vorbereitende Buchhaltungsaufgaben und koordinieren unterschiedliche finanzielle und administrative Angelegenheiten.

• Sie arbeiten selbstständig an vielseitigen nationalen und internationalen Projekten, behalten relevante Prozesse und Fristen im Blick und stellen eine strukturierte und termingerechte Umsetzung sicher.

Ihr Profil

• Sie verfügen über ein abgeschlossenes betriebswirtschaftliches oder vergleichbares Studium oder eine abgeschlossene Berufsausbildung im kaufmännischen Bereich sowie Berufserfahrung als Personal Assistant (w/m/d), Executive Assistant (w/m/d) oder in einer vergleichbaren Position, idealerweise im Family-Office-Umfeld, in der Immobilienbranche oder im gehobenen Dienstleistungssegment.

• Sie überzeugen durch ausgeprägtes Organisationstalent, ein hohes Maß an Eigeninitiative sowie eine strukturierte, vorausschauende und lösungsorientierte Arbeitsweise. Absolute Diskretion, Loyalität und Vertrauenswürdigkeit sind für Sie selbstverständlich.

• Sie zeichnen sich durch ein hohes Maß an Flexibilität, Belastbarkeit und Anpassungsfähigkeit aus und behalten auch in einem dynamischen, anspruchsvollen Umfeld stets den Überblick und die richtigen Prioritäten im Blick. Mit den besonderen Anforderungen im Umgang mit anspruchsvollen gesellschaftlichen Kreisen sind Sie vertraut.

• Sie verfügen über ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten, interkulturelle Kompetenz und ein hohes Maß an Fingerspitzengefühl.

• Sie besitzen ein betriebswirtschaftliches Verständnis, eine schnelle Auffassungsgabe sowie eine hohe Affinität zu digitalen Anwendungen. Der sichere Umgang mit MS Office wird vorausgesetzt; Kenntnisse in Google Workspace sind wünschenswert.

• Sie verfügen über sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.

• Eine selbstständige, pragmatische und serviceorientierte Arbeitsweise sowie die Bereitschaft, sich flexibel auf wechselnde geschäftliche und private Anforderungen einzustellen, runden Ihr Profil ab.