5 Strategien zur Zeitplanung und optimalen Nutzung der Flexibilität im Immobilienbereich

1. Wöchentliche Planung mit Time‑Blocking

Was ist Time‑Blocking und warum einsetzen?

Time‑Blocking bedeutet, Ihren Wochenplan in feste Zeitfenster für bestimmte Aufgaben zu unterteilen. Statt auf Anfragen zu reagieren, reservieren Sie feste Zeiten für zentrale Tätigkeiten. Zum Beispiel:

• Montag & Mittwoch, 9 – 11 Uhr: aktive Akquise – Recherchieren neuer Objekte und Kontaktaufnahme mit Eigentümern, die ihre Wohnung verkaufen möchten.

• Montag & Mittwoch, 11 – 13 Uhr: Besichtigungen potenzieller Objekte zur Aufnahme ins Portfolio.

• Dienstag & Donnerstag, 9 – 12 Uhr: Analyse des Marktberichts Portugal und Aktualisierung interner Performance‑Reports.

• Dienstag & Donnerstag, 14 – 16 Uhr: Nachverfolgung von Leads über das CRM.

• Freitag, 9 – 12 Uhr: kontinuierliche Schulung – Webinare, interne Kurse oder Workshops von Engel & Völkers.

Vorteile des Time‑Blockings

1. Klare Zielsetzung: Sie wissen stets, welche Aufgabe als nächstes ansteht.

2. Weniger Unterbrechungen: Wenn Sie Ihren Kalender teilen, vermeiden Kunden und Kollegen Terminanfragen außerhalb Ihrer Zeitfenster.

3. Konstanter Arbeitsrhythmus: Sie bleiben auch bei flexiblen Arbeitszeiten im Fluss.

2. Einsatz der Pomodoro‑Technik bei der Akquise

Wie funktioniert es in der Praxis?

Die Pomodoro‑Technik besteht darin, 25 Minuten ununterbrochen an einer Aufgabe zu arbeiten – etwa an Akquiseanrufen – und danach eine 5‑minütige Pause einzulegen. Nach vier Zyklen folgt eine längere Pause (15–30 Minuten).

Vorteile für Immobilienberater

• Hohe Konzentration: Anrufe oder E‑Mails werden ohne Ablenkung erledigt.

• Energiebalance: Mentale Erschöpfung wird vermieden, und Sie bleiben den ganzen Tag über fokussiert.

• Klare Messbarkeit: Sie können genau verfolgen, wie viele Kontakte Sie pro Zyklus schaffen.

Dadurch nutzen Sie Ihre flexiblen Arbeitszeiten optimal, ohne den Fokus zu verlieren – eine Methode, die viele unserer Immobilienberater anwenden.

3. Intelligente Automatisierung: CRM und Integrationen

Warum automatisieren?

Ein Großteil Ihres Tages besteht aus wiederkehrenden Aufgaben: E‑Mails versenden, Besichtigungstermine planen, Berichte erstellen. Automatisierung verschafft Ihnen wertvolle Zeit für das Wesentliche: persönliche Treffen, Akquise und qualifiziertes Follow‑up.

Tools und Beispiele

• CRM (Customer Relationship Management): Plattformen wie HubSpot oder Salesforce helfen bei der Kontaktverwaltung, automatischen Erinnerungen und der Segmentierung von Interessenten (Verkauf, Kauf, Investment).

• Zapier oder Microsoft Power Automate: Verbinden Sie Website‑Formulare mit E‑Mail, CRM und Tabellenkalkulationen; so wird bei einer Anfrage „wie viel ist meine Immobilie wert?“ automatisch ein Eintrag im CRM erzeugt und eine Nachfassaufgabe terminiert.

• Automatische Terminplanung: Tools wie Calendly oder Doodle ermöglichen Kunden, Besichtigungstermine direkt in Ihrem Kalender zu buchen – kein Hin und Her mehr per E‑Mail.

Bei Engel & Völkers unterstützen wir Sie bei der Einrichtung dieser Integrationen. Unsere Erfahrung im Immobiliensektor stellt sicher, dass Sie auf modernste Automatisierungslösungen zugreifen können.

4. Klare Kommunikation und “Verfügbarkeitsfenster”

Grenzen professionell setzen

Flexibilität heißt nicht, 24/7 erreichbar zu sein. Kommunizieren Sie Ihre „Verfügbarkeitsfenster“ klar, etwa:

“Ich stehe für Besichtigungen von Montag bis Freitag zwischen 10 und 17 Uhr zur Verfügung. Anfragen außerhalb dieser Zeiten bitte mit 24 Stunden Vorlauf.”

Wo anzeigen

• E‑Mail‑Signatur: Geben Sie Ihre Zeiten direkt an.

• Website & Social Media: Binden Sie ein Kontaktfeld mit Ihren Stunden ein.

• Automatische Antworten: E‑Mail und WhatsApp‑Autoresponder informieren Kunden über Ihre Zeitfenster und schlagen Alternativen vor.

So schaffen Sie realistische Erwartungen, reduzieren ungerechtfertigte Anfragen und wirken professionell – und nutzen Ihre flexiblen Arbeitszeiten genau dort, wo sie den größten Unterschied machen.

5. Tägliche Reflektion und kontinuierliche Anpassung

Bedeutung der Selbstreflexion

Nehmen Sie sich am Ende jeden Arbeitstages 10–15 Minuten Zeit, um zu bewerten:

1. Wurden die geplanten Time‑Blocks eingehalten?

2. Welche Kontakte führten zu konkretem Interesse?

3. Welche Anpassungen helfen morgen, noch fokussierter zu arbeiten?

Schnell anpassen

Fällt die Akquise morgens wenig effektiv aus, verschieben Sie sie probeweise in den Nachmittag. Explodieren die Terminierungen am Wochenende, blocken Sie sich Stunden am Samstag und kompensieren das unter der Woche. Engel & Völkers empfiehlt, solche Anpassungen regelmäßig vorzunehmen, um Ihre Methode stetig zu optimieren.

Flexibilität als Wettbewerbsvorteil

Flexible Arbeitszeiten können Ihr größter Trumpf sein, wenn Sie sie mit Planung, Disziplin und den richtigen Tools verbinden. Durch wöchentliches Time‑Blocking, die Pomodoro‑Technik, intelligente Automatisierung, definierte Verfügbarkeiten und tägliche Reflektion schaffen Sie eine Routine, die Produktivität, Kundenzufriedenheit und Lead‑Generierung maximiert.

Möchten Sie diese Strategien auf das nächste Level heben und Teil eines globalen Netzwerks werden? Werden Sie Immobilienberater bei Engel & Völkers. Profitieren Sie von einer Erfahrung im Immobiliensektor, exklusiven Tools und kontinuierlicher Weiterbildung – und machen Sie Ihre Flexibilität zur Basis eines hochprofitablen Karrierewegs.