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Cómo organizar una reunión de trabajo: 7 trucos para aumentar su productividad

Todos sabemos que el entorno laboral puede resultar estresante y duro. En este sentido, uno de los momentos más complicados a los que tiene que hacer frente cualquier gestor es a la organización de una reunión de trabajo. Para que pueda prepararla, desarrollarla y concluirla con éxito, aquí vamos a darle 7 interesantes trucos que le resultarán de gran utilidad.

1. Asigne responsables para cada reunión

Cada una de las reuniones celebradas en su centro de trabajo debe contar con un responsable que sea el encargado de efectuar la convocatoria, enviar la documentación previa necesaria, organizar cada punto del orden del día y mandar un resumen una vez concluida con las decisiones que se han tomado en ella.

2. Convoque solo a aquellos que demuestren implicación

Seguro que, en alguna ocasión, usted mismo ha acudido a una reunión sin saber muy bien por qué, lo que le ha llevado a no prestar toda la atención necesaria ni a ser lo suficientemente activo. Por ello, al organizar una, asegúrese de que invita a participar solo a quienes estén implicados.

3. Prepárelo todo bien

Asegúrese, antes de que llegue la hora de comienzo de la reunión, de que todo funciona correctamente y está listo. Nos referimos, sobre todo, a los equipos informáticos (sistema de videoconferencia, proyector, etc.).

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4. Céntrese en lo importante

No es recomendable tratar demasiados temas en una sola reunión ya que así se tiende a divagar. Lo mejor es focalizarse en uno y llegar a las conclusiones lo más rápido posible.

5. Sinceridad ante todo

Esconder una opinión por miedo a represalias o por creer que no serán valoradas nunca es una buen decisión. En este sentido, es importante que exprese lo que siente y, en caso de que sea el director, dejar que los demás digan lo que se les pasa por la cabeza con libertad.

6. El tiempo es oro

Si la reunión acaba antes de lo que estaba programado, mejor. De hecho, así cada uno de los asistentes puede focalizarse en alcanzar los objetivos. Así que, si finaliza antes de tiempo, no trate de estirarla hablando de otros temas.

7. Nada de asuntos personales

Una reunión de trabajo debe versar, única y exclusivamente, sobre temas laborales. Por ello, es importante que evite hacer alusión a asuntos personales. De este modo, cada segundo será aprovechado al máximo. Al fin y al cabo, para hablar sobre cómo han ido las vacaciones o acerca de cómo han afrontado sus hijos la vuelta al colegio siempre está la hora del café. ¡Ojo! Que el descanso y hablar de estas cosas también es importante para desconectar y luego rendir al máximo.

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